指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Googleドキュメント
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
定期的な報告業務などで、Microsoft Excelのデータを手作業でPDFに変換し、Gmailで送信する作業に手間を感じていませんか？ この作業は定型的でありながらも、毎回同じ手順を繰り返す必要があり、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelのデータを自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで関係者に送信する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelを使った定期報告書を、PDF化して手動でメール送信している方
- 定型的なレポート作成業務の時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
- Gmailでの定期的な情報共有における送信忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF変換、メール送信にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや添付ファイルの選択ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで取得したデータを元にPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、実行したい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelでデータを取得する際に、対象のファイルやシート、取得するデータの範囲などを任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となるテンプレート書類や、発行するPDFのファイル名などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信する際に、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を任意で設定してください。本文にはMicrosoft Excelから取得した値を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
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