指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

■概要

定期的な報告業務のために、毎回Microsoft Excelのデータを手作業でまとめ、PDFに変換してメールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや誤った情報を送ってしまうといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動取得し、PDFに変換後、Gmailで自動送信する一連の流れを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelのデータをもとに、定期的に報告書を作成・送信している方
• 手作業によるデータ転記やメール送信に時間がかかり、コア業務を圧迫している方
• 定期報告の送信漏れや、誤った情報の添付などのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にデータ取得からメール送信までを自動化し、手作業での報告書作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業で起こりがちなデータの転記ミスや添付ファイルの誤り、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションでフローが起動する日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで報告に必要なデータを取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとにPDF形式の報告書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFを指定の宛先に自動で送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションを利用するために、あらかじめ報告書の雛形となるドキュメントファイルをご用意ください。