BoxにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

‍■概要

WordファイルをPDFに変換する際、都度ツールを探して手作業で対応していませんか。特にファイル数が多い場合、この単純作業に多くの時間が割かれてしまうことも少なくありません。このワークフローは、Boxに特定のWordファイルがアップロードされると、RPAがPDFへの変換から格納までを自動的に実行します。ファイル変換という定型業務から解放され、より創造的な業務へ時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールなどを利用し、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
• Boxでドキュメントを管理しており、WordからPDFへの変換プロセスを自動化したいと考えている方
• 見積書や契約書など、定型的なWordファイルをPDF化して管理している営業や管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に自動でPDF変換と保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換時に起こりやすい、ファイルの取り違えや変換漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションの分岐機能で、アップロードされたファイルがWordファイルの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルを取得します。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、出力するファイル名を任意のルールに沿って整形します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか（フォルダID）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル形式やファイル名などの情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の環境に合わせて設定できます。また、各項目に固定値や前段で取得した変数を設定することも可能です。
• 正規表現によるデータの置換では、置換対象のテキスト、置換のルール、置換後の文字列を自由に設定でき、前段の情報を変数として利用することも可能です。
• Boxのファイルアップロード設定では、変換後のPDFを格納するフォルダやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として用いて自由に設定してください。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。