アプリ同士の連携方法

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2025-10-23

【ノーコードで実現】Gmailで受信したシフト希望をもとに、AIでシフト表を作成しSlackで通知する方法

k.noguchi

とにかく早く試したい方へ
AIでシフト表を自動作成し通知する方法
Gmailで受信したシフト希望メールからAIでシフト表を作成しSlackへ通知するフローを作ってみよう
AI機能を使ったその他の自動化例
まとめ
よくあるご質問

Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する

試してみる

■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」ワークフローは、シフト管理の手間を大幅に軽減し、迅速なコミュニケーションを実現します。
毎日のシフト調整や確認作業は時間と労力がかかりますよね。特に、多くの従業員がいる場合や変更が頻繁に発生する環境では、ミスや遅延が発生しやすくなります。
この業務ワークフローを導入することで、Gmailで受信したシフトリクエストをAIが自動で解析し、最適なシフト表を作成。さらに、Slackに自動通知することで、チーム全体への情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・シフト管理に多くの時間を割いており、効率化を図りたい人事担当者
・GmailとSlackを日常的に活用している企業やチーム
・AIを活用してシフト作成を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい管理者
・リモートワークや多拠点運営で、迅速なシフト共有が求められる職場

■注意事項
・Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る  試してみる

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailで受信したシフト希望をもとに、AIでシフト表を作成しSlackで通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する

試してみる

■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」ワークフローは、シフト管理の手間を大幅に軽減し、迅速なコミュニケーションを実現します。
毎日のシフト調整や確認作業は時間と労力がかかりますよね。特に、多くの従業員がいる場合や変更が頻繁に発生する環境では、ミスや遅延が発生しやすくなります。
この業務ワークフローを導入することで、Gmailで受信したシフトリクエストをAIが自動で解析し、最適なシフト表を作成。さらに、Slackに自動通知することで、チーム全体への情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・シフト管理に多くの時間を割いており、効率化を図りたい人事担当者
・GmailとSlackを日常的に活用している企業やチーム
・AIを活用してシフト作成を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい管理者
・リモートワークや多拠点運営で、迅速なシフト共有が求められる職場

■注意事項
・Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「毎月のシフト作成、もっと楽にならないかな…」
「スタッフの希望を聞きながらシフトを組むのは時間がかかるし、ミスも怖い…」

このように、複雑で時間のかかるシフト作成業務に頭を悩ませていませんか？特に、スタッフの希望やスキル、労働時間などを考慮しながら公平なシフトを作成するのは、多くの管理者にとって大きな負担となっています。

もし、AIがスタッフの希望や条件を考慮してシフト表を自動で作成し、完成したシフト表を関係者に自動で通知してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より優先度の高い業務やスタッフとのコミュニケーションに時間を使えるようになります！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してシフト作成作業をもっと楽にしてみてください！

AIでシフト表を自動作成し通知する方法

ここでは、AIを活用してシフト表を自動で作成し、指定のツールへ通知する具体的な自動化の例を紹介します。これにより、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、ミスを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールツールを起点にAIでシフト表を作成し通知する

Gmailなどのメールツールで受信したシフト希望の情報を基に、AIが自動でシフト表を作成し、Slackなどのチャットツールへ通知することができるので、メールでの希望収集からシフト作成、通知までの一連の流れを効率化し、管理者の負担を軽減できます。

Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する

試してみる

■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」ワークフローは、シフト管理の手間を大幅に軽減し、迅速なコミュニケーションを実現します。
毎日のシフト調整や確認作業は時間と労力がかかりますよね。特に、多くの従業員がいる場合や変更が頻繁に発生する環境では、ミスや遅延が発生しやすくなります。
この業務ワークフローを導入することで、Gmailで受信したシフトリクエストをAIが自動で解析し、最適なシフト表を作成。さらに、Slackに自動通知することで、チーム全体への情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・シフト管理に多くの時間を割いており、効率化を図りたい人事担当者
・GmailとSlackを日常的に活用している企業やチーム
・AIを活用してシフト作成を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい管理者
・リモートワークや多拠点運営で、迅速なシフト共有が求められる職場

■注意事項
・Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームを起点にAIでシフト表を作成し通知する

専用の入力フォームに送信されたスタッフのシフト希望を基に、AIがシフト表を自動生成し、Discordなどのコミュニケーションツールに通知することもできるので、希望の集約からシフト作成、共有までのプロセスをスムーズにし、手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎます。

フォームの回答をもとに、AIでシフト表を作成してDiscordで通知する

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■概要
「フォームの回答をもとに、AIでシフト表を作成してDiscordで通知する」ワークフローは、従業員からのシフト希望を効率的に集約・分析し、自動でシフト表を作成、さらにDiscordを通じてチームに迅速に共有する業務ワークフローです。
シフト管理は毎週のルーティン作業となりがちですが、手動ではミスが発生しやすく、時間もかかります。
このワークフローを活用することで、AIを用いたシフト作成がスムーズに行われ、Discordでの通知により情報共有も簡単に実現できます。
これにより、管理者の負担を軽減し、チーム全体のコミュニケーションを向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にシフト表を作成する必要があり、手作業の煩雑さを感じている管理者の方
・シフト希望をフォームで収集しているが、集計や分析に時間がかかっている方
・AIを活用してシフト作成の効率化を図りたいと考えている企業の運営担当者
・チームとのコミュニケーションをDiscordで一元化したいと考えている方
・シフト管理の自動化により、業務ワークフローを改善したいと考えている方

■注意事項
・Gemini、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

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チャットツールを起点にAIでシフト表を作成し通知する

Microsoft Teamsなどのチャットツールに投稿されたシフト希望のメッセージをトリガーとして、AIがシフト表を作成し、Telegramなどの別のチャットツールへ通知することも可能であり、普段使っているコミュニケーションツール内でシフト管理を完結させ、迅速な情報共有を実現します。

Microsoft Teamsで投稿されたシフト希望をもとに、AIでシフト表を作成してTelegramで通知する

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿されたシフト希望をもとに、AIでシフト表を作成してTelegramで通知する」ワークフローは、シフト管理にかかる手間やミスを軽減する業務ワークフローです。
シフトの希望を社員がMicrosoft Teamsに投稿することで、AIが自動的に最適なシフト表を作成します。
作成されたシフト表は、迅速にTelegramを通じて各社員に通知されるため、情報共有がスムーズに行えます。
これにより、従来の手動によるシフト調整や通知作業が不要となり、効率的なシフト管理が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・シフト管理に多くの時間を費やしている管理者の方
・Microsoft Teamsを既に活用しており、シフト調整を効率化したい方
・Telegramを利用して迅速な情報共有を図りたいチームリーダー
・AIを活用したシフト作成に興味があり、業務の自動化を推進したい経営者
・複数のツールを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者

■注意事項
・Microsoft Teams、Gemini、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したシフト希望メールからAIでシフト表を作成しSlackへ通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したシフト希望のメール内容をもとに、AIがシフト表を自動で作成し、完成したシフト表をSlackで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

GmailとSlack、Geminiをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする

Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する

試してみる

■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」ワークフローは、シフト管理の手間を大幅に軽減し、迅速なコミュニケーションを実現します。
毎日のシフト調整や確認作業は時間と労力がかかりますよね。特に、多くの従業員がいる場合や変更が頻繁に発生する環境では、ミスや遅延が発生しやすくなります。
この業務ワークフローを導入することで、Gmailで受信したシフトリクエストをAIが自動で解析し、最適なシフト表を作成。さらに、Slackに自動通知することで、チーム全体への情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・シフト管理に多くの時間を割いており、効率化を図りたい人事担当者
・GmailとSlackを日常的に活用している企業やチーム
・AIを活用してシフト作成を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい管理者
・リモートワークや多拠点運営で、迅速なシフト共有が求められる職場

■注意事項
・Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る  試してみる

ステップ1：GmailとSlack、Geminiをマイアプリ連携

【事前準備】

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、シフト希望メールを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。

今回は下図のようなシフト希望メールを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

【マイアプリ連携】

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

GmailとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

SlackとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

GeminiとYoomのマイアプリ登録

最後にGeminiをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGeminiを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※APIキーは、こちらから取得してください。

マイアプリにGmailとSlack、Geminiが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する

試してみる

■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」ワークフローは、シフト管理の手間を大幅に軽減し、迅速なコミュニケーションを実現します。
毎日のシフト調整や確認作業は時間と労力がかかりますよね。特に、多くの従業員がいる場合や変更が頻繁に発生する環境では、ミスや遅延が発生しやすくなります。
この業務ワークフローを導入することで、Gmailで受信したシフトリクエストをAIが自動で解析し、最適なシフト表を作成。さらに、Slackに自動通知することで、チーム全体への情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・シフト管理に多くの時間を割いており、効率化を図りたい人事担当者
・GmailとSlackを日常的に活用している企業やチーム
・AIを活用してシフト作成を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい管理者
・リモートワークや多拠点運営で、迅速なシフト共有が求められる職場

■注意事項
・Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る  試してみる

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「分岐条件｜特定の件名」をクリックしましょう。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Geminiの設定

1.アプリと連携する「コンテンツを生成」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「モデル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
※最新のモデルを選択しましょう！

「プロンプト」は、AIへの指示を入力します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。

「systemInstruction」は、AIの役割を入力します。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、生成に成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：Slackの設定

1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

AI機能を使ったその他の自動化例

AI機能を活用することで、シフト作成以外にもさまざまな業務自動化が実現可能です。

シフト管理のその他の自動化例

指定した日時にMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートからシフト希望データを取得し、AIがその内容をもとに自動でシフト表を作成します。作成されたシフト情報は、Outlookなどを通じて関係者へ通知することやGoogle スプレッドシートに直接追加することが可能です。

指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する

試してみる

■概要
「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する」ワークフローは、決まった時間にスプレッドシートを読み込み、AIが最適なシフト案を作成して同じシートに反映する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎月のシフト作成や調整に時間を取られ、人力だけでは効率化に限界を感じているシフト管理担当者の方
・Google スプレッドシートでメンバーの勤務希望や実績を一元管理し、定期的なデータ更新が面倒なチームリーダーの方
・人為的なミスを減らしつつ自動化を図りたい経営者やマネージャーの方

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。

詳細を見る  試してみる

指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する

試してみる

■概要
「指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する」ワークフローは、Excelのシフト表を定期取得し、AIで最適化したシフト案を生成、Outlookで関係者へ自動配信する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的なシフト作成に時間を取られている総務・人事担当者の方
・Excelベースでシフト管理しているが、手動入力や調整が煩雑な方
・Outlookで関係者へすぐ通知したいが、毎回手作業でメールを送っている方
・AIを活用してシフトの偏りや勤務負荷を自動調整したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る  試してみる

まとめ

この記事では、「AIでシフト表を自動作成して結果を通知する方法」について、ノーコードで実現する具体的な手順をご紹介しました。
AIによるシフト作成は、メールやフォーム、チャットなどで集めた希望情報をもとに自動でスケジュールを作成し、即座に関係者へ通知できるため、作業時間の大幅削減とミスの防止に役立ちます。

Yoomには、今回ご紹介したシフト作成の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。指定日時の処理やメッセージの自動分類、レポート作成など、業務フローに合わせた自動化が選べるのも嬉しいポイントです。

「日々のシフト管理に時間がかかっている」「転記ミスや確認漏れに悩まされている」という方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、シンプルかつ効率的な自動化を体験してみてください。

関連記事：【ノーコードで実現】AIでシフト管理を自動化する方法