Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する
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■概要
従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方 AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。 Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。 ■注意事項
Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ YoomにはGmailで受信したシフト希望をもとに、AIでシフト表を作成しSlackで通知する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する
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■概要
従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方 AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。 Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。 ■注意事項
Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「毎月のシフト作成、もっと楽にならないかな…」
このように、複雑で時間のかかるシフト作成業務に頭を悩ませていませんか？特に、スタッフの希望やスキル、労働時間などを考慮しながら公平なシフトを作成するのは、多くの管理者にとって大きな負担となっています。
もし、AIがスタッフの希望や条件を考慮してシフト表を自動で作成し、完成したシフト表を関係者に自動で通知してくれる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より優先度の高い業務やスタッフとのコミュニケーションに時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入してシフト作成作業をもっと楽にしてみてください！
AIでシフト表を自動作成し通知する方法 ここでは、AIを活用してシフト表を自動で作成し、指定のツールへ通知する具体的な自動化の例を紹介します。これにより、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、ミスを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にAIでシフト表を作成し通知する Gmailなどのメールツールで受信したシフト希望の情報を基に、AIが自動でシフト表を作成し、Slackなどのチャットツールへ通知する ことができるので、メールでの希望収集からシフト作成、通知までの一連の流れを効率化し、管理者の負担を軽減できます。
Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する
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従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方 AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。 Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。 ■注意事項
Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームを起点にAIでシフト表を作成し通知する 専用の入力フォームに送信されたスタッフのシフト希望を基に、AIがシフト表を自動生成し、Discordなどのコミュニケーションツールに通知する こともできるので、希望の集約からシフト作成、共有までのプロセスをスムーズにし、手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎます。
フォームの回答をもとに、AIでシフト表を作成してDiscordで通知する
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■概要
フォームで収集した希望シフトを一つひとつ確認してシフト表を作成、そして完成したシフト表をメンバーにDiscordで通知する…このような繰り返し作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点として、Geminiによるシフト表の自動生成からDiscordへの通知までの一連の流れを自動化し、シフト管理に関わる業務負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した情報をもとに、GeminiなどのAIを活用してシフト表を作成している方 作成したシフト表をDiscordでメンバーに共有しており、その手作業を効率化したい方 シフト作成から通知までの一連の業務を自動化し、本来の業務に注力したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答の受信からAIによるシフト表作成、Discordへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるAIへの指示ミスや、Discordへの通知漏れ、内容の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GeminiとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションで、フォームが送信された際にフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで、フォームトリガーで受け取った回答内容を基にシフト表を作成するよう指示を設定します。 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションで、Geminiによって生成されたシフト表を指定のチャンネルに通知するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、シフト作成に必要な希望日時や担当可能な業務など、収集したい情報に合わせて質問項目や回答形式を任意で設定してください。 Geminiの「コンテンツを生成」オペレーションでは、フォームから取得した回答内容を変数としてプロンプトに組み込むことで、より実態に即した柔軟なシフト表を作成するように、指示内容を任意で設定できます。 Discordへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションを指定できるだけでなく、メッセージ本文も固定のテキストとGeminiで生成されたシフト情報などの変数を組み合わせて、任意の内容で設定することが可能です。 ■注意事項
Gemini、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールを起点にAIでシフト表を作成し通知する Microsoft Teamsなどのチャットツールに投稿されたシフト希望のメッセージをトリガーとして、AIがシフト表を作成し、Telegramなどの別のチャットツールへ通知する ことも可能であり、普段使っているコミュニケーションツール内でシフト管理を完結させ、迅速な情報共有を実現します。
Microsoft Teamsで投稿されたシフト希望をもとに、AIでシフト表を作成してTelegramで通知する
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■概要
Microsoft Teamsで集めたシフト希望を元にシフト表を作成し、Telegramで通知する作業は、手作業では時間もかかり、調整も複雑になりがちではないでしょうか。特に複数のツールを使い分ける場合、情報連携の手間や入力ミスも気になります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのシフト希望投稿をトリガーとして、AI（Gemini）がシフト表案を自動で作成し、完成したシフト表をTelegramで関係者に通知するまでの一連のプロセスを自動化でき、シフト管理業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでシフト希望を管理し、手作業でシフト作成や通知を行っている担当者の方 AIを活用してシフト作成業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいマネージャーの方 Telegramを通じてスタッフへ迅速かつ確実にシフト情報を共有したいと考えている店舗運営者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿からTelegramでの通知までが自動連携されるため、シフト作成や連絡に費やしていた時間を短縮し、コア業務へ注力できます。 手作業によるシフト希望の転記ミスや見落とし、通知漏れなどのヒューマンエラーを軽減し、より正確なシフト運営を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Gemini、およびTelegramをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したチャネルにシフト希望などのメッセージが投稿されるとフローが起動します。 オペレーションとして分岐機能を設定し、例えば特定のキーワードがメッセージに含まれている場合のみ後続の処理に進む、といった条件分岐を行います。 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsから取得したシフト希望の情報に基づき、シフト表を作成するようAIに指示します。 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。Geminiが作成したシフト表を指定したユーザーやグループチャットに自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、シフト希望のメッセージを読み取る対象のチャネルを任意で指定することが可能です。 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージの内容（例：本文に含まれる特定のキーワードなど）を基に、後続のAI処理に進むかどうかなどの条件を任意で設定できます。 Geminiにシフト表を作成させる際の指示（プロンプト）は、勤務形態、必要な人員構成、休憩時間の考慮など、ユーザーの運用に合わせて任意の内容で詳細に設定可能です。Microsoft Teamsから取得したシフト希望のテキストを変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。 Telegramで通知を送るアクションでは、通知先のチャットIDやグループIDを任意で設定できます。また、通知するメッセージ本文には、固定のテキストだけでなく、Geminiが生成したシフト表の内容など、前段の処理で取得した情報を変数として柔軟に埋め込めます。 ■注意事項
Microsoft Teams、Gemini、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したシフト希望メールからAIでシフト表を作成しSlackへ通知するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailで受信したシフト希望のメール内容をもとに、AIがシフト表を自動で作成し、完成したシフト表をSlackで関係者に通知するフローを解説していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法 フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとSlack、Geminiをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する
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■概要
従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方 AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。 Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。 ■注意事項
Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとSlack、Geminiをマイアプリ連携 【事前準備】
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、シフト希望メールを送信しておきましょう！
今回は下図のようなシフト希望メールを送信してみました。
【マイアプリ連携】
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GeminiとYoomのマイアプリ登録
最後にGeminiをマイアプリ登録します。こちら
マイアプリにGmailとSlack、Geminiが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、実際にフローを作っていきましょう！
Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する
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■概要
従業員からのシフト希望メールを一つ一つ確認し、手作業でシフト表を作成、さらにSlackで共有するのは時間もかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特にスタッフの人数が多い場合、シフト調整と連絡にかかる負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したシフト希望メールの内容をAI（Gemini）が自動で読み取りシフト表を作成、完成したシフト表をSlackへ自動通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでシフト希望を受け付け、手作業でシフト表を作成している店舗責任者やマネージャーの方 AIを活用してシフト作成業務の効率化を図り、スタッフへの共有を迅速に行いたい方 複数拠点や部門のシフト管理を担当し、連絡業務の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのシフト希望メール受信からSlackでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 AIによるシフト表作成と自動通知により、手作業による転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、指定したラベルが付与されたシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容など、前段階で取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定し、Gmailで受信したシフト希望の情報をもとに、AIがシフト表を生成するように指示します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって作成されたシフト表を指定したチャンネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、シフト希望メールを識別するためのラベルを任意に指定することが可能です。これにより、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とすることができます。 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文、送信者などの情報に基づき、後続のGeminiでのシフト作成ルールやSlackへの通知先などを、設定した条件に応じて柔軟に変更させることが可能です。 Geminiに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、例えば「早番は最低2名配置」「AさんとBさんは連続勤務不可」といった条件や、Gmailで取得した個々の希望内容を変数として組み込み、より実態に即したシフト表をAIに作成させることが可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンションはもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集できます。固定のテキストに加えて、Geminiが生成したシフト表の内容や、その他フロー内で取得した情報を変数としてメッセージ内に埋め込むことで、状況に応じたきめ細やかな通知が可能です。 ■注意事項
Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 ※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」という名前で格納されています。
1.まずは、アプリトリガー設定です。特定のラベルのメールを受信したら 」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
※アウトプットとは？こちら
ステップ4：分岐の設定 1.分岐「分岐条件｜特定の件名 」をクリックしましょう。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Geminiの設定 1.アプリと連携する「コンテンツを生成 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示を入力します。
「systemInstruction」は、AIの役割を入力します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、生成に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：Slackの設定 1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
確認後、保存しましょう。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする 全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
AI機能を使ったその他の自動化例 AI機能を活用することで、シフト作成以外にもさまざまな業務自動化が実現可能です。
シフト管理のその他の自動化例 指定した日時にMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートからシフト希望データを取得し、AIがその内容をもとに自動でシフト表を作成します。作成されたシフト情報は、Outlookなどを通じて関係者へ通知することやGoogle スプレッドシートに直接追加することが可能です。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってシートに追加する
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■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方 AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。 AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。 オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。 さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってOutlookで通知する
試してみる
■概要
毎月のシフト作成業務において、Microsoft Excelからデータを手作業で集計し、それをもとにシフト案を作成、さらにOutlookで関係者に通知する、という一連の流れは手間がかかるのではないでしょうか？ 特にこれらの作業を手動で行っていると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelのデータを自動で取得し、AIによるシフト作成、そしてOutlookでの通知までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft ExcelとOutlookを利用したシフト管理業務を効率化したいと考えている担当者の方 AIを活用してシフト作成の精度向上と時間短縮を実現したいマネージャーの方 定型的なシフト作成と通知業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Excelからのデータ取得、AIによるシフト作成、Outlookでの通知という一連のプロセスを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記ミスや、AIへの指示の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確なシフト運用に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携する 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定する 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、シフト作成に必要な従業員の勤務希望やスキルなどの情報を取得する 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を基にAIにシフトの原案を作成させる 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案から、通知に必要なシフト情報を抽出する 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したシフト情報をメールで通知する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、フローを毎月特定の日時や毎週特定の曜日に実行するなど、任意の日時を指定してください。 Microsoft Excelの設定では、シフト管理に使用している任意のファイルとシートを指定し、特定の期間や条件（例：正社員のみ、特定のスキルを持つ従業員など）に基づいてレコードを取得するように設定できます。 AI機能のテキスト生成では、シフトを作成するための指示（プロンプト）を任意でカスタムでき、例えば「全ての従業員に公平な休日数を割り当てる」「特定の曜日は経験豊富な従業員を配置する」といった具体的な条件や、前段階で取得した従業員の希望などの情報を変数として設定することが可能です。 AI機能の抽出では、AIが生成したテキスト形式のシフト案の中から、Outlookでの通知に必要な従業員名、出勤日、勤務時間といった項目を任意で設定可能です。 Outlookの設定では、メールの件名や本文に、AIが生成・抽出したシフト情報や従業員名などの前段階で取得した情報を変数として利用でき、共通の連絡事項などの固定文も設定できます。また、通知先のメールアドレスも任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ この記事では、「AIでシフト表を自動作成して結果を通知する方法」 について、ノーコードで実現する具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したシフト作成の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。 指定日時の処理やメッセージの自動分類、レポート作成など、業務フローに合わせた自動化が選べるのも嬉しいポイントです。
「日々のシフト管理に時間がかかっている」「転記ミスや確認漏れに悩まされている」 という方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、シンプルかつ効率的な自動化を体験してみてください。
関連記事： 【ノーコードで実現】AIでシフト管理を自動化する方法
よくあるご質問
Q：AIが作るシフト表の精度を上げるコツはありますか？
A：事前に雛形のような入力形式を用意しておき、抽出したい箇所を指定しておく方法（例えば「ランク1とランク2を最低1人は含める」のように指定する）や、注釈にもあるようにあらかじめ抽出したい項目を[ ]などで囲っておく方法などがあります。
Q：Yoomの料金以外にAIの利用料はかかりますか？
A：GeminiのAPIを利用する場合、GoogleのGemini APIの利用料金が別途発生します。Yoomの利用料金にはGemini APIの利用料は含まれていないため、Googleの料金体系に基づいて課金されます。無料枠の範囲であれば追加費用はかかりません。
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Q：SlackやGmail以外のツールとも連携できますか？
A：はい。可能です。
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