.png)
・
「毎月のシフト作成、もっと楽にならないかな…」
「スタッフの希望を聞きながらシフトを組むのは時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、複雑で時間のかかるシフト作成業務に頭を悩ませていませんか？特に、スタッフの希望やスキル、労働時間などを考慮しながら公平なシフトを作成するのは、多くの管理者にとって大きな負担となっています。
もし、<span class="mark-yellow">AIがスタッフの希望や条件を考慮してシフト表を自動で作成し、完成したシフト表を関係者に自動で通知してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より優先度の高い業務やスタッフとのコミュニケーションに時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してシフト作成作業をもっと楽にしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIでシフト表を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、AIを活用してシフト表を自動で作成し、指定のツールへ通知する具体的な自動化の例を紹介します。これにより、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、ミスを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信したシフト希望の情報を基に、AIが自動でシフト表を作成し、Slackなどのチャットツールへ通知する</span>ことができるので、メールでの希望収集からシフト作成、通知までの一連の流れを効率化し、管理者の負担を軽減できます。
<span class="mark-yellow">専用の入力フォームに送信されたスタッフのシフト希望を基に、AIがシフト表を自動生成し、Discordなどのコミュニケーションツールに通知する</span>こともできるので、希望の集約からシフト作成、共有までのプロセスをスムーズにし、手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールに投稿されたシフト希望のメッセージをトリガーとして、AIがシフト表を作成し、Telegramなどの別のチャットツールへ通知する</span>ことも可能であり、普段使っているコミュニケーションツール内でシフト管理を完結させ、迅速な情報共有を実現します。
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したシフト希望のメール内容をもとに、AIがシフト表を自動で作成し、完成したシフト表をSlackで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、GmailとSlack、GeminiをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、シフト希望メールを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなシフト希望メールを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Gogle」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
次の画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
5.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
6.最後にGeminiをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGeminiを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※APIキーは、こちらから取得してください。
マイアプリにGmailとSlack、Geminiが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで受信したシフト希望メールをもとに、AIでシフト表を作成してSlackで通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「分岐条件｜特定の件名」をクリックしましょう。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「コンテンツを生成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「モデル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
※最新のモデルを選択しましょう！
「プロンプト」は、AIへの指示を入力します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
「systemInstruction」は、AIの役割を入力します。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、生成に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
AI機能を活用することで、シフト作成以外にもさまざまな業務自動化が実現可能です。
指定した日時にMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートからシフト希望データを取得し、AIがその内容をもとに自動でシフト表を作成します。作成されたシフト情報は、Outlookなどを通じて関係者へ通知することやGoogle スプレッドシートに直接追加することが可能です。
この記事では、「AIでシフト表を自動作成して結果を通知する方法」について、ノーコードで実現する具体的な手順をご紹介しました。
AIによるシフト作成は、メールやフォーム、チャットなどで集めた希望情報をもとに自動でスケジュールを作成し、即座に関係者へ通知できるため、作業時間の大幅削減とミスの防止に役立ちます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したシフト作成の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>指定日時の処理やメッセージの自動分類、レポート作成など、業務フローに合わせた自動化が選べるのも嬉しいポイントです。
「日々のシフト管理に時間がかかっている」「転記ミスや確認漏れに悩まされている」という方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、シンプルかつ効率的な自動化を体験してみてください。
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
.png)
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)