■概要
Microsoft Teamsで集めたシフト希望を元にシフト表を作成し、Telegramで通知する作業は、手作業では時間もかかり、調整も複雑になりがちではないでしょうか。特に複数のツールを使い分ける場合、情報連携の手間や入力ミスも気になります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのシフト希望投稿をトリガーとして、AI（Gemini）がシフト表案を自動で作成し、完成したシフト表をTelegramで関係者に通知するまでの一連のプロセスを自動化でき、シフト管理業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでシフト希望を管理し、手作業でシフト作成や通知を行っている担当者の方
- AIを活用してシフト作成業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいマネージャーの方
- Telegramを通じてスタッフへ迅速かつ確実にシフト情報を共有したいと考えている店舗運営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿からTelegramでの通知までが自動連携されるため、シフト作成や連絡に費やしていた時間を短縮し、コア業務へ注力できます。
- 手作業によるシフト希望の転記ミスや見落とし、通知漏れなどのヒューマンエラーを軽減し、より正確なシフト運営を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Gemini、およびTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したチャネルにシフト希望などのメッセージが投稿されるとフローが起動します。
- オペレーションとして分岐機能を設定し、例えば特定のキーワードがメッセージに含まれている場合のみ後続の処理に進む、といった条件分岐を行います。
- 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsから取得したシフト希望の情報に基づき、シフト表を作成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。Geminiが作成したシフト表を指定したユーザーやグループチャットに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、シフト希望のメッセージを読み取る対象のチャネルを任意で指定することが可能です。
- 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージの内容（例：本文に含まれる特定のキーワードなど）を基に、後続のAI処理に進むかどうかなどの条件を任意で設定できます。
- Geminiにシフト表を作成させる際の指示（プロンプト）は、勤務形態、必要な人員構成、休憩時間の考慮など、ユーザーの運用に合わせて任意の内容で詳細に設定可能です。Microsoft Teamsから取得したシフト希望のテキストを変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
- Telegramで通知を送るアクションでは、通知先のチャットIDやグループIDを任意で設定できます。また、通知するメッセージ本文には、固定のテキストだけでなく、Geminiが生成したシフト表の内容など、前段の処理で取得した情報を変数として柔軟に埋め込めます。
■注意事項
- Microsoft Teams、Gemini、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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