フォームの回答をもとに、AIでシフト表を作成してDiscordで通知する

■概要

フォームで収集した希望シフトを一つひとつ確認してシフト表を作成、そして完成したシフト表をメンバーにDiscordで通知する…このような繰り返し作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点として、Geminiによるシフト表の自動生成からDiscordへの通知までの一連の流れを自動化し、シフト管理に関わる業務負担を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した情報をもとに、GeminiなどのAIを活用してシフト表を作成している方
• 作成したシフト表をDiscordでメンバーに共有しており、その手作業を効率化したい方
• シフト作成から通知までの一連の業務を自動化し、本来の業務に注力したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答の受信からAIによるシフト表作成、Discordへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるAIへの指示ミスや、Discordへの通知漏れ、内容の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションで、フォームが送信された際にフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで、フォームトリガーで受け取った回答内容を基にシフト表を作成するよう指示を設定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションで、Geminiによって生成されたシフト表を指定のチャンネルに通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、シフト作成に必要な希望日時や担当可能な業務など、収集したい情報に合わせて質問項目や回答形式を任意で設定してください。
• Geminiの「コンテンツを生成」オペレーションでは、フォームから取得した回答内容を変数としてプロンプトに組み込むことで、より実態に即した柔軟なシフト表を作成するように、指示内容を任意で設定できます。
• Discordへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションを指定できるだけでなく、メッセージ本文も固定のテキストとGeminiで生成されたシフト情報などの変数を組み合わせて、任意の内容で設定することが可能です。

■注意事項

• Gemini、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。