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「契約書の作成からメールでの送付まで、毎回手作業で時間がかかってしまう…」
「大量の契約書処理に追われ、ミスがないか不安だし、他の業務にもなかなか集中できない…」
このように、契約書の作成とそれに伴うメール送信作業の煩雑さや、人的ミスへの懸念に頭を悩ませていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">AIが契約内容を理解し自動で契約書を作成、そして完成した契約書を即座にメールで送信できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、契約業務にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく向上させることができるので、ぜひこの機会に導入して、契約業務をもっとスムーズに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して契約書を自動作成しメールで送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で発生する契約書作成と、その後のメール送信作業をAIで自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えて紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに蓄積された情報をトリガーとして、AIが契約書を自動で作成し、指定された宛先にメールで送信する</span>ことができるので、顧客情報や案件情報に基づいて迅速かつ正確な契約書作成と送付が実現し、手入力による手間やミスを削減できます！
<span class="mark-yellow">オンラインフォームから送信された契約依頼の情報を基に、AIが契約書を自動生成し、担当者や顧客へメールで送信する</span>こともできます。契約依頼の受付から契約書送付までの一連の流れをシームレスに自動化し、対応漏れや遅延を防ぎ、顧客満足度の向上にも繋げられます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定の契約依頼メールを受信した際に、その内容をAIが解析して契約書を自動作成し、返信または指定の宛先にメールで送信する</span>ことが可能です。メールでのやり取りが多い契約業務において、迅速な対応とミスのない契約書作成を実現し、業務の効率化を大幅に促進します。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が追加された際に、その情報を基にAIが契約書を作成し、完成した契約書をGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定をしましょう。
まだ、対象となるGoogle スプレッドシートを作成していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しましたので、こちらをトリガーにして進めていきたいと思います。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、契約書を作成するため、AIを用いてテキストを生成する設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成する｜1,000文字以内（5タスク）」が選択されています。（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプト欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、Google スプレッドシートから抽出したアウトプットを選択し、お好きなように入力しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。
下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、Google スプレッドシートの雛形を用いて契約書を作成する設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.書類の雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
Google スプレッドシートの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図のような内容で雛形を作成しました！
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となり、フォームの回答データを引用できるようになります。置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してくださいね。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
次に、出来上がった契約書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトル欄は任意で分かりやすい名前に変更してください。
アカウント情報欄にはステップ1で連携したアカウントの情報が反映されてますので、変更不要です。
画面を下に進み、先ほど準備した内容を元に下記項目を設定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答データに置換えて書類を作成するように設定していきます。
下図のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「置換後の文字列」に適切な値を設定してください。
今回は、下図のように置換後の文字列を設定しました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映しているか確認してみましょう。
下図のようにデータが反映された書類が作成されていれば、OKです！
1.つぎに、先ほど作成した契約書をGmailでメールを送信する設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、送信するメールの内容を具体的に設定していきます。
タイトルは先ほどと同様に、お好きな名前に変更してOKです。
ページを下に進み、メール内容を入力しましょう。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されるので、お好みに合わせてカスタマイズしてください。
今回は、下記のようなメール内容にしました。画面下部にある「添付ファイル」の選択も忘れずに行います。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したメール内容が反映した画面が表示されているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。
成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!
下記のように、設定したメール内容が届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
AIのテキスト生成機能を使った自動化は、今回ご紹介したGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailに送信する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
AIを活用して契約書の作成とメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた定型的な契約業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。</span>これにより、担当者はより付加価値の高い業務や、顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を確保し、ビジネス全体の生産性向上に貢献します！
今回ご紹介したような契約書作成とメール送信の自動化は、ノーコード自動化ツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面上の簡単な操作だけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし契約業務の自動化やAIの活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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