Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。 Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「契約書の作成からメールでの送付まで、毎回手作業で時間がかかってしまう…」
「大量の契約書処理に追われ、ミスがないか不安だし、他の業務にもなかなか集中できない…」
このように、契約書の作成とそれに伴うメール送信作業の煩雑さや、人的ミスへの懸念に頭を悩ませていませんか？
もし、AIが契約内容を理解し自動で契約書を作成、そして完成した契約書を即座にメールで送信できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、契約業務にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく向上させることができるので、ぜひこの機会に導入して、契約業務をもっとスムーズに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用して契約書を自動作成しメールで送信する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。 Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIによる契約書作成とメール送信を自動化するテンプレート紹介
日々の業務で発生する契約書作成と、その後のメール送信作業をAIで自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えて紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースの情報を基点に、AIで契約書を作成しメールで送信する
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに蓄積された情報をトリガーとして、AIが契約書を自動で作成し、指定された宛先にメールで送信する ことができるので、顧客情報や案件情報に基づいて迅速かつ正確な契約書作成と送付が実現し、手入力による手間やミスを削減できます！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する
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■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。 Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの情報を基点に、AIで契約書を作成しメールで送信する
オンラインフォームから送信された契約依頼の情報を基に、AIが契約書を自動生成し、担当者や顧客へメールで送信する こともできます。契約依頼の受付から契約書送付までの一連の流れをシームレスに自動化し、対応漏れや遅延を防ぎ、顧客満足度の向上にも繋げられます。
フォームから契約依頼の回答が送信されたら、契約書をAIで作成し、Zoho Mailに送信する
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■概要
契約依頼フォームへの回答後、契約書作成からメール送信までを手作業で行うのは時間もかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を転記する作業は、担当者にとって大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、AIが契約書テキストを生成し、その内容を基にGoogle スプレッドシートを利用して書類を発行、そしてZoho Mailで自動送信までを一気通貫で行うため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの契約依頼の対応で、契約書作成やメール送信に時間を要している営業担当者や法務担当者の方 手作業による契約書作成時の記載ミスや送信漏れをなくし、業務品質の向上を目指している方 AIを活用して、定型的な契約書作成プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から契約書作成、Zoho Mailでの送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。 AIによる契約書テキスト生成とシステムによる自動処理により、ヒューマンエラーのリスクを低減し、契約業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」ページでGoogle スプレッドシートとZoho Mailとの連携設定を行います。 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、契約依頼に必要な情報を取得するフォームを作成します。 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報や事前に定義した指示を基に契約書のドラフト文面を生成します。 続いて、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、Google スプレッドシートを連携アプリとして指定し、あらかじめ用意した契約書の雛形（Google スプレッドシート形式）にAIが生成したテキストやフォーム情報を差し込み、契約書ファイルを発行します。 次に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、生成された契約書ファイルをZoho Mailにアップロードします。 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、アップロードした契約書ファイルを添付して、指定した宛先に契約書を送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、契約依頼に必要な情報（例：相手方社名、契約期間、取引条件など）を収集するための項目を任意で設定してください。 AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、契約書の内容を生成するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタマイズできます。フォームで取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことや、定型的な法的条項などを固定で設定することも可能です。 書類を発行する機能（Google スプレッドシート連携）では、使用する契約書の雛形となるGoogle スプレッドシートファイルを任意で指定できます。また、AIが生成したテキストやフォームで取得した情報を、雛形内のどのセルに差し込むかを変数として設定可能です。 Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文内容を任意で設定できます。ここでもAIが生成したテキストやフォームで取得した情報を変数として利用したり、固定の挨拶文や署名を設定したりすることが可能です。送信先のメールアドレスも任意で設定してください。 ■注意事項
受信メールを基点に、AIで契約書を作成しメールで送信する
Outlookなどのメールツールで特定の契約依頼メールを受信した際に、その内容をAIが解析して契約書を自動作成し、返信または指定の宛先にメールで送信する ことが可能です。メールでのやり取りが多い契約業務において、迅速な対応とミスのない契約書作成を実現し、業務の効率化を大幅に促進します。
Outlookで契約依頼のメールを受信したら、契約書をAIで作成し、送信する
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■概要
契約依頼のメールを受信した後、契約書の内容をAIで作成し、それを改めてメールで送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？特にAIへの指示や生成された内容の確認、そして送信作業と、手作業が介在すると時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIによる契約書作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する契約依頼メールに基づき、AIを活用して契約書を作成している方 AIによる契約書作成や、その後のメール送信作業に多くの時間を取られている方 契約書作成から送信までの一連の業務を自動化し、作業の効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、契約書のAIによる作成、そしてメール送信までを自動化することで、手作業による時間的な負担を軽減します。 AIへの指示内容やメールの宛先設定など、手作業で発生しがちな設定ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで契約書の内容を作成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能とGoogle スプレッドシートを選択し、AIが生成したテキストを元に、指定の雛形から契約書を発行します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行された契約書を添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、契約依頼メールを識別するために、対象とするメールが保存されているフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。 AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、作成したい契約書の種類や内容に合わせて、AIへの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。また、定型的な文言や、フローの前段階で取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。 書類を発行する機能では、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意で指定できます。また、AIが生成したテキストやフローの前段階で取得した情報を、雛形内の特定の箇所に変数として差し込む設定が可能です。 Outlookの「メールを送る」アクションの設定では、送信するメールの件名や本文の内容に、フローの前段階で取得した情報（例えば、取引先の会社名や担当者名、AIが生成した契約書の概要など）を変数として利用できます。もちろん、固定の文章を設定したり、送信先のメールアドレスを任意で指定したりすることも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートとGmailを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が追加された際に、その情報を基にAIが契約書を作成し、完成した契約書をGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google スプレッドシートのトリガー設定、AIオペレーション設定、Gmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。 Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する 検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
3.アカウントの選択 連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択 Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Gmailの連携
1.検索する 検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
3.アカウントの選択 連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択 Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。 Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定をしましょう。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
トリガーの起動間隔：プランによって異なるので注意が必要です。特にこだわりがなければ、一番短い起動時間の設定で問題ありません。こちら のヘルプページをご覧ください。
スプレッドシートID：入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されるので、先ほど作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
シートID：こちらも入力欄をクリックすると、先ほどのように候補が表示されるので対象のシートを選択してください。
テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)：トリガーとなるテーブル範囲を英字で入力してください。
一意の値が入った列：入力欄下の注釈を参考に、重複しない列を英字で入力しましょう。
今回は、それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
ステップ4：AIによるテキスト生成設定
1.つぎに、契約書を作成するため、AIを用いてテキストを生成する設定をしましょう。
2.画面が切り替わるので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成する｜1,000文字以内（5タスク）」が選択されています。（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択しましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。こちら をご覧ください。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
1.つぎに、Google スプレッドシートの雛形を用いて契約書を作成する設定をしましょう。
2.書類の雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。ヘルプページ をご覧ください。
次に、出来上がった契約書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
画面を下に進み、先ほど準備した内容を元に下記項目を設定してください。
スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。先ほど作成した、Google スプレッドシートの雛形を候補から選択しましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先となるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、アウトプットを活用しながら自由に設定してみてくださいね！
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答データに置換えて書類を作成するように設定していきます。
今回は、下図のように置換後の文字列を設定しました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
ステップ6：Gmailのアクション設定
1.つぎに、先ほど作成した契約書をGmailでメールを送信する設定をします。
2.画面が切り替わるので、送信するメールの内容を具体的に設定していきます。
ページを下に進み、メール内容を入力しましょう。
今回は、下記のようなメール内容にしました。画面下部にある「添付ファイル」の選択も忘れずに行います。
3.先ほど設定したメール内容が反映した画面が表示されているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
AIのテキスト生成機能に関連するその他の自動化事例
AIのテキスト生成機能を使った自動化は、今回ご紹介したGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailに送信する以外にも様々な業務に応用できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelで契約書を作成する
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■概要
新規の業務委託契約などが発生するたびに、管理用のGoogle スプレッドシートからDeelへ情報を手入力で転記し、契約書を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでDeelでの契約書作成が自動で開始されるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで契約者情報を管理し、Deelで契約書を作成している方 手作業での契約書作成プロセスに時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている担当者の方 フリーランサーや海外メンバーとの契約業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行を追加するだけでDeelの契約書が自動作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力間違いや契約条件の誤設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeelをYoomと連携します。 トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」を設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでDeelの「Create Contract」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングして契約書を作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、契約書作成が完了した行にステータスなどを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Deelで契約書を作成する際に、契約タイトル、契約タイプ、法人ID、チームID、役職ID、必須書類、開始日、金額、通貨、支払い頻度などを任意の値に設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新する際に、どの行を更新するかの条件や、更新する値を任意に設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで求人ニュースレターを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
候補者リストが増えるたびに、求人ニュースレターを作成して送信する作業は手間がかかるものではないでしょうか。 特に候補者や求人内容ごとに内容を調整する作業は時間がかかり、本来注力すべき採用活動に影響が出ることもあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに候補者や求人情報を追加するだけで、AIが求人ニュースレターを自動で生成し、Outlookから送信までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
求人ニュースレターの作成と配信を手作業で行い、効率化したいと考えている採用担当者の方 Google スプレッドシートで候補者リストを管理しており、関連業務の自動化に関心がある方 AIを活用して、より効果的な求人ニュースレターを自動で作成し、候補者体験を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報追加だけでAIが文面を生成し自動送信するため、求人ニュースレターの作成や配信にかかる時間を短縮できます。 手作業による宛先間違いや配信漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、スムーズな情報配信を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「スカウトメッセージを生成する」を選択し、スプレッドシートの情報を基にニュースレターの文章を生成するよう設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文に入れて指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、求人情報や候補者リストを管理している対象のシートを任意で設定してください。 AIへの指示内容は、自社の魅力や募集職種に合わせて任意で調整することができます。 Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文にスプレッドシートの情報やAIが生成したテキストを組み込むなど、柔軟に設定してください。
Googleフォームの回答内容をAIで要約し、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
Googleフォームに寄せられる多くの回答、その内容確認や要約、そしてGoogle スプレッドシートへの転記作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した情報を手作業で要約し、Google スプレッドシートに記録している方 AIを活用してフォーム回答の分析や情報整理を効率化したいと考えている業務担当者の方 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームの回答をAIが自動で要約しGoogle スプレッドシートへ記録するため、手作業による時間と手間を削減できます。 AIによる要約と自動記録により、手作業で発生しがちな転記ミスや要約の質のばらつきを防ぎ、情報管理の精度向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでYoomの「要約機能」を選択し、「要約する」アクションを設定して、Googleフォームの回答内容を要約するようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果やフォームの回答情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 要約機能のオペレーション設定では、文字数に応じてアクションを設定したり、要約する対象のテキスト項目（フォームのどの質問の回答かなど）、目安としたい文字数、要約の条件（例：重要なポイントを抽出、全体の概要など）、出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのGoogle スプレッドシートのどのシートに追加するか、また、どの列にフォームのどの回答やAIによる要約結果を記録するかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。 ■注意事項
Notionで行が追加されたら、請求書をAIで作成し、Gmailで送信する
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■概要
Notionに新しい取引情報を入力した後、都度請求書を作成しGmailで送信する作業は、手間がかかりヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を手作業で転記する際には、入力ミスや送信漏れといったリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Notionへのデータ追加をトリガーとして、AIによる請求書作成からGmailでの送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで案件管理を行い、手作業で請求書作成やメール送信を行っている方 請求書作成業務の効率化とヒューマンエラー削減を目指す経理担当者の方 AIを活用して定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionへの情報追加から請求書作成、Gmailでの送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 AIによる請求書内容の生成と自動送信により、手作業による入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、追加された行の情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書に必要なテキスト情報を生成します。 次に、オペレーションで書類を発行する機能（Google スプレッドシートを雛形として利用）を設定し、生成されたテキスト情報と指定の雛形から請求書PDFを作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書PDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、請求書作成の対象となる情報が格納されている任意のデータソースIDを指定してください。 AI機能で請求書のテキストを生成する際、プロンプトは自由にカスタマイズ可能であり、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を変数として組み込めます。 書類を発行する機能では、請求書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルやシートを指定し、AIが生成したテキストやNotionの情報を差し込む箇所を設定できます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文を任意に設定でき、Notionから取得した情報やAIが生成したテキストを変数として利用し、パーソナライズされたメールを作成できます。 ■注意事項
Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Shopifyで注文が発生したら、AIでアンケートを作成しOutlookで送信する
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■概要
Shopifyで新しい注文が入るたびに、お客様へのアンケートメールを手作業で作成し、Outlookから送信するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に注文が増えてくると、迅速な対応が難しくなり、貴重なフィードバックを得る機会を逃してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Shopifyでの注文発生をトリガーとして、AIがアンケート内容を自動で生成し、Outlook経由でお客様へ送信するため、こうした課題を解消し、顧客エンゲージメントの向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Shopifyを利用し、注文後のアンケート送付を手作業で行っているECサイト運営者の方 AIを活用してアンケート作成を効率化し、顧客からのフィードバックを収集したい方 Outlookを使ったメール送信業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Shopifyでの注文からアンケートメールの送信までの一連のプロセスを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 AIによるアンケート作成とOutlookからの自動送信により、手作業による誤送信や内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ShopifyとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでShopifyを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。この設定により、Shopifyで新しい注文が確認されるとフローが自動的に起動します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Shopifyから受け取った注文情報を基に、顧客向けのアンケート内容をAIに生成させます。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したアンケートを指定した宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、アンケート内容を生成するためのプロンプトを任意でカスタマイズできます。例えば、固定の質問項目を設定したり、Shopifyから取得した顧客名や商品名などの情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、よりパーソナライズされたアンケートを作成することが可能です。 Outlookのメール送信設定では、メールの件名や本文に、AIが生成したアンケート内容やShopifyから取得した注文情報（顧客名、注文番号など）を変数として利用できます。固定の署名や案内文を追加することも可能であり、送信先のメールアドレスも、Shopifyの顧客情報から動的に設定するか、特定のメールアドレスに固定するかを任意で設定できます。 ■注意事項
Shopify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AIを活用して契約書の作成とメール送信を自動化することで、これまで多くの時間を費やしていた定型的な契約業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。 これにより、担当者はより付加価値の高い業務や、顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を確保し、ビジネス全体の生産性向上に貢献します！
今回ご紹介したような契約書作成とメール送信の自動化は、ノーコード自動化ツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面上の簡単な操作だけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし契約業務の自動化やAIの活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
