フォームから契約依頼の回答が送信されたら、契約書をAIで作成し、Zoho Mailに送信する

■概要

契約依頼フォームへの回答後、契約書作成からメール送信までを手作業で行うのは時間もかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を転記する作業は、担当者にとって大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、AIが契約書テキストを生成し、その内容を基にGoogle スプレッドシートを利用して書類を発行、そしてZoho Mailで自動送信までを一気通貫で行うため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの契約依頼の対応で、契約書作成やメール送信に時間を要している営業担当者や法務担当者の方
• 手作業による契約書作成時の記載ミスや送信漏れをなくし、業務品質の向上を目指している方
• AIを活用して、定型的な契約書作成プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から契約書作成、Zoho Mailでの送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIによる契約書テキスト生成とシステムによる自動処理により、ヒューマンエラーのリスクを低減し、契約業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」ページでGoogle スプレッドシートとZoho Mailとの連携設定を行います。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、契約依頼に必要な情報を取得するフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報や事前に定義した指示を基に契約書のドラフト文面を生成します。
4. 続いて、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、Google スプレッドシートを連携アプリとして指定し、あらかじめ用意した契約書の雛形（Google スプレッドシート形式）にAIが生成したテキストやフォーム情報を差し込み、契約書ファイルを発行します。
5. 次に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、生成された契約書ファイルをZoho Mailにアップロードします。
6. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、アップロードした契約書ファイルを添付して、指定した宛先に契約書を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、契約依頼に必要な情報（例：相手方社名、契約期間、取引条件など）を収集するための項目を任意で設定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、契約書の内容を生成するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタマイズできます。フォームで取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことや、定型的な法的条項などを固定で設定することも可能です。
• 書類を発行する機能（Google スプレッドシート連携）では、使用する契約書の雛形となるGoogle スプレッドシートファイルを任意で指定できます。また、AIが生成したテキストやフォームで取得した情報を、雛形内のどのセルに差し込むかを変数として設定可能です。
• Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文内容を任意で設定できます。ここでもAIが生成したテキストやフォームで取得した情報を変数として利用したり、固定の挨拶文や署名を設定したりすることが可能です。送信先のメールアドレスも任意で設定してください。

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924