Outlookで契約依頼のメールを受信したら、契約書をAIで作成し、送信する

■概要

契約依頼のメールを受信した後、契約書の内容をAIで作成し、それを改めてメールで送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？特にAIへの指示や生成された内容の確認、そして送信作業と、手作業が介在すると時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIによる契約書作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する契約依頼メールに基づき、AIを活用して契約書を作成している方
• AIによる契約書作成や、その後のメール送信作業に多くの時間を取られている方
• 契約書作成から送信までの一連の業務を自動化し、作業の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、契約書のAIによる作成、そしてメール送信までを自動化することで、手作業による時間的な負担を軽減します。
• AIへの指示内容やメールの宛先設定など、手作業で発生しがちな設定ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで契約書の内容を作成します。
4. 次に、オペレーションで書類を発行する機能とGoogle スプレッドシートを選択し、AIが生成したテキストを元に、指定の雛形から契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行された契約書を添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、契約依頼メールを識別するために、対象とするメールが保存されているフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、作成したい契約書の種類や内容に合わせて、AIへの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。また、定型的な文言や、フローの前段階で取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
• 書類を発行する機能では、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意で指定できます。また、AIが生成したテキストやフローの前段階で取得した情報を、雛形内の特定の箇所に変数として差し込む設定が可能です。
• Outlookの「メールを送る」アクションの設定では、送信するメールの件名や本文の内容に、フローの前段階で取得した情報（例えば、取引先の会社名や担当者名、AIが生成した契約書の概要など）を変数として利用できます。もちろん、固定の文章を設定したり、送信先のメールアドレスを任意で指定したりすることも可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。