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「新入社員や異動してきたメンバーの育成プラン、毎回作成するのが大変…」
「個々のスキルや経験に合わせた育成計画を考えるのに時間がかかりすぎる…」
「育成ノウハウが属人化していて、チーム内で共有できていない…」
このように、メンバー育成に関する業務で、手作業による計画作成や情報共有の難しさに直面していませんか？
もし、<span class="mark-yellow">社内に蓄積されたナレッジやメンバー情報を基に、AIが個別の育成工程を自動で作成し、それをチームのナレッジベースにスムーズに共有できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、育成業務の効率化はもちろん、育成の質の向上にも繋がり、より戦略的な人事業務やマネジメント業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して育成業務をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIで社内ナレッジを基に育成プランを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！！！
AIを活用して育成プランの作成を自動化し、様々なツールと連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、育成業務の効率化、標準化、そしてナレッジの有効活用が実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">スプレッドシートや各種データベース、CRMサービスに新しいメンバー情報が追加されたタイミングをトリガーとし、既存の社内ナレッジを参照してAIが育成プランを自動生成し、その結果をドキュメント管理ツールやナレッジベースに自動で追加・更新する</span>ことが可能です。
手作業でのプラン作成や情報共有の手間を大幅に削減し、育成プロセスの迅速化と標準化を実現します！
<span class="mark-yellow">特定のチャットツールで育成に関する指示や依頼メッセージが送信された際に、その内容と関連する社内ナレッジ（例えばスプレッドシートにまとめられた情報）をAIが解析し、育成プランを自動で作成して、結果を指定のスプレッドシートに追加可能です。</span>
日々のコミュニケーションからシームレスに育成計画を立案し、進捗管理も容易になります。
<span class="mark-yellow">新メンバーのスキルや経験に関する情報を収集するフォームが送信されたら、その回答内容と社内ナレッジ（例えばExcelファイルに蓄積されたデータ）を基にAIがパーソナライズされた育成プランを生成し、結果を表計算ソフトの指定のシートに自動で追記できます。</span>
個々のニーズに合わせたきめ細やかな育成計画を効率的に作成し、管理することが可能です。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに新しいメンバー情報が追加された際に、Notionに保存されている社内ナレッジを基にAIが育成工程を自動で作成し、その結果を新しいNotionページとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
Yoomにログインしたあとマイアプリから「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」を選択しましょう。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！
【Notionのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にNotionと入力し、Notionを選択します。
以下の画面が表示されたら、連携したいチャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックしましょう！
次に、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。
続いて、以下の画面で内容を確認後、「アクセスを許可する」をクリックします。
これで、Notionのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリの一覧が表示されたら、次のステップに進んでください。
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！ここからは「Google スプレッドシートにメンバーが追加されたら、Notionの社内ナレッジを取得しAIで育成工程を作成してNotionのページに追加する」フローボットを設定していきます。
※Google スプレッドシートのトリガー設定についての詳細は、こちらをご確認ください。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次のページでは、必要に応じてタイトルを編集し、アカウント情報が間違っていないか確認します。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。 基本的に短い設定がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートIDとシートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
テストを行う前にGoogle スプレッドシートの画面に移り、行を追加します。
今回はテスト用に以下のシートを用意しました。
※Google スプレッドシート上で追加が出来ていないとテストは成功しません。ご注意ください！
次に、テーブル範囲などを設定しましょう！
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、アウトプットを取得できます。
アウトプットはこの後の設定で活用します。問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Notionで管理されている社内ナレッジのデータを取得する設定を行います。
以下の画面に遷移したら、連携するアカウント情報を確認しましょう！
タイトルを任意編集し、アクションはそのままで、画面をスクロールダウンしてください。
テスト用にNotionのデータベースを作成しましょう。
以下は例です。
次に、「データベースID」を入力しましょう。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です！
「保存する」をクリックすると、データベース操作の詳細設定の画面に移ります。
ここでは「取得したいレコードの条件」を設定しましょう！
今回は、「ナレッジ内容 空でない」と設定し、複数のレコードを取得します。
テストに成功し、以下のように正しく表示されていることを確認後、「保存する」をクリックしましょう。
以下の赤枠をクリックします。
※詳しい説明はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に「プロンプト」を設定します！
プロンプトとは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回は、テンプレートを使用しているため、プロンプトに予め設定されています。
※以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて自由に設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
続いて、タイトルを任意で編集し、連携アカウントを確認します。
実行アクションをそのままにして、画面を下にスクロールしましょう！
先ほどNotionで設定したデータベースとは別に、育成プランを追加するデータベースを用意しましょう。
「データベースID」とは、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「追加するレコードの値」を設定します。
以下のように、先ほど取得したアウトプットを引用して入力していきましょう。
「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら、Notionにレコードが追加されたか確認をします。
無事に追加されましたね。
以上で、【Google スプレッドシートにメンバーが追加されたら、Notionの社内ナレッジを取得しAIで育成工程を作成してNotionのページに追加する】フローボットの完成です！
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回ご紹介した育成プランの作成以外でも、AIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
AIを活用して育成プランの作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集、プランニング、資料作成といった一連の業務にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎつつ、育成の質を均一化できます。</span>
これにより、人事担当者やマネージャーは、より戦略的な人材育成計画の策定や、メンバーとのコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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