Googleフォームで回答が送信されたら、Microsoft Excelの社内ナレッジを取得しAIで育成工程を作成してMicrosoft Excelに追加する

■概要

Googleフォームで収集したメンバー情報をもとに、Microsoft Excelに保存された社内ナレッジを参照し、個別の育成工程を作成して再度Microsoft Excelにまとめる作業は、情報検索や転記に手間がかかることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelから関連ナレッジを自動で取得し、AI機能が育成工程を生成、そしてMicrosoft Excelへスムーズに追加するため、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで得た情報とMicrosoft Excelのナレッジを基に、育成計画を手作業で作成している方
• AI機能を活用して育成工程の作成を効率化し、Microsoft Excelで一元管理したい人事・教育担当者
• フォーム回答からMicrosoft Excelへの転記、情報検索、育成案作成といった一連の業務自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、Microsoft Excelからのナレッジ取得、AIによる育成工程生成、Microsoft Excelへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減します。
• 手作業によるナレッジの検索ミスやAIへの指示内容のブレ、Microsoft Excelへの転記漏れといったヒューマンエラーの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、社内ナレッジが格納されているファイルやシート、取得条件を指定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、前のステップで取得したナレッジやGoogleフォームの回答情報を活用して育成工程を生成するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能が生成した育成工程を、指定したファイルやシートの所定の場所に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定してください。
• Microsoft Excelから社内ナレッジのレコードを取得する際には、検索するキーワードや範囲など、任意の条件を指定可能です。
• AI機能におけるテキスト生成のプロンプトは、目的に応じて自由にカスタマイズでき、定型文のほか、Googleフォームの回答内容やMicrosoft Excelから取得した情報を変数として組み込むこともできます。
• Microsoft Excelのシートへレコードを追加する際、どの項目に、AI機能が生成したテキストやGoogleフォームの回答といった前段階で取得した情報を割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。