Google スプレッドシートにメンバーが追加されたら、Notionの社内ナレッジを取得しAIで育成工程を作成してNotionのページに追加する

■概要

新しいメンバーがGoogle スプレッドシートに追加されるたびに、その育成計画を手作業で作成し、Notionに情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、社内ナレッジを参照しながら個別の育成プランを考えるのは時間と労力を要します。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのメンバー追加をトリガーとして、Notionから関連ナレッジを取得し、AIが育成工程を自動生成、そしてその結果をNotionの新しいページに追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで新メンバー情報を管理し、Notionで育成計画やナレッジを運用しているチームの方
• AIを活用して、メンバーごとの育成工程作成を効率化したいと考えている人事・教育担当者
• SaaS間の手作業による情報連携や育成計画作成の属人化に課題を感じているマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのメンバー追加からNotionへの育成計画反映までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• AIが社内ナレッジを基に育成工程案を生成するため、育成計画の質を保ちつつ、作成プロセスの標準化を進めることが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したシートに新しい行（メンバー情報）が追加されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションを設定し、育成計画作成の参考となる社内ナレッジや既存の育成プランなどを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したNotionのナレッジ情報と新メンバーの情報（Google スプレッドシートから）を基に、育成工程の案を作成します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した育成工程を新しいページとしてNotionの指定データベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、メンバー情報が追加される対象のシートを任意で指定してください。
• Notionから社内ナレッジを取得するオペレーションでは、取得するデータベースや、特定の条件（タグやカテゴリなど）に合致するレコードのみを取得するようフィルターを任意で設定可能です。
• AI機能で育成工程を生成するオペレーションでは、どのような情報を基に、どのような形式で育成工程を生成させるか、プロンプト（指示文）をユーザーのニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。前段階で取得したメンバー情報やNotionのナレッジを変数として組み込むことも可能です。
• Notionに育成工程を追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、またデータベース内の各プロパティ（例：担当者、期限、ステータスなど）に、フローボット内で取得したどの情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。