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「Google スプレッドシートの顧客情報をもとに商業保険の契約書を作成する作業、毎回大変だな…」
「手作業での転記はミスが怖いし、フォーマットを整えるのも時間がかかる…」
このように、Google スプレッドシートのデータを用いた商業保険関連の書類作成業務に手間や課題を感じていませんか？
もしGoogle スプレッドシートの情報をもとに商業保険の見積書や契約書といったPDF書類を自動作成できる仕組みがあれば、面倒な転記作業やフォーマット調整の手間から解放されますね。
これによりヒューマンエラーのリスクを軽減し、顧客対応などより付加価値の高いコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Googleドキュメント／Gmail
[Yoomとは]
Googleドキュメント・Gmail共に、以下のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
一意の値が入った列を作成するようにしましょう(今回でいうとA列の「No.」です)。
今回は例として、以下の顧客の契約書を作成する想定で進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項をご参照ください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回の一意の値が入った列は「No.」が入ったA列です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
まず発行書類の雛形を用意しましょう。
今回は以下のような契約書の雛形を用意しましたが、雛形の構成によって見積書や申込書などを作成することも可能です。
※「書類を発行する」の設定方法もご参照ください。
