「Google スプレッドシートの顧客情報をもとに商業保険の契約書を作成する作業、毎回大変だな…」
「手作業での転記はミスが怖いし、フォーマットを整えるのも時間がかかる…」
このように、Google スプレッドシートのデータを用いた商業保険関連の書類作成業務に手間や課題を感じていませんか？
もしGoogle スプレッドシートの情報をもとに商業保険の見積書や契約書といったPDF書類を自動作成できる仕組みがあれば、面倒な転記作業やフォーマット調整の手間から解放されますね。
これによりヒューマンエラーのリスクを軽減し、顧客対応などより付加価値の高いコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Google スプレッドシートのデータをもとにPDF書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化する
試してみる
Google スプレッドシートの情報をもとに商業保険のPDF書類を作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Googleドキュメント／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定、GoogleドキュメントとGmailのアクション設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシート、Googleドキュメント、Gmailのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Googleドキュメント・Gmail共に、以下のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
はじめに、契約情報を管理するためのシートをご用意ください。この際、他の列とデータが重複しない
一意の値が入った列を作成するようにしましょう(今回でいうとA列の「No.」です)。
今回は例として、以下の顧客の契約書を作成する想定で進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項をご参照ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「行が追加されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
シートIDも同様に選択します。
最後にテーブル範囲を選択してテストしましょう。
今回の一意の値が入った列は「No.」が入ったA列です。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Googleドキュメントのアクション設定
先ほど取得したGoogle スプレッドシートの契約情報をもとに、PDF書類を発行する設定をします。
まず発行書類の雛形を用意しましょう。
今回は以下のような契約書の雛形を用意しましたが、雛形の構成によって見積書や申込書などを作成することも可能です。
※「書類を発行する」の設定方法もご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したドキュメントのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
そして最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。Google スプレッドシートから取得した値などの変数や、固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の契約情報が反映されます。
置換条件の設定に移るので、ここから「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、こちらが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。すると雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは置換対象の文字列に対応する項目を置換後の文字列に入力していきましょう。
Google スプレッドシートから取得した値を選択することで、契約情報を変数として反映させることができます。全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できないをご確認ください。
雛形に沿って、契約情報を反映したPDF書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Gmailのアクション設定
先ほど発行したPDF書類を、Gmailで関係者に送付します。「メールを送る」をクリック。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次にToの欄に、任意のメールアドレスを入力してください。
今回は関係者に送付する想定のため固定のメールアドレスを入力しましたが、トリガーで取得した「メールアドレス」の値を設定すると顧客に送付することもできます。
CC・BCCの設定も可能です。
続けて件名と本文を入力しましょう。ステップ4と同様、Google スプレッドシートから取得した値などの変数や固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
添付ファイルは予め設定されているため、そのまま「次へ」をクリックしてください。
メール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかご確認ください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Google スプレッドシートの契約情報にもとづいたPDF書類が、連携したGmailアドレスから送信されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化する方法でした！
Google WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceを使った自動化例
フォームの回答内容からGoogle Workspaceにユーザーを自動追加し、SlackやNotionへ情報を連携できます。また、Google カレンダーの予定をGoogle スプレッドシートに記録したり、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取ってBoxに保存するといった運用も可能です。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをBoxで仕分けして管理している方
・添付ファイルの確認作業やBoxへのファイル保存を効率化したい方
・Boxへの添付ファイルの保存作業の漏れを防止したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定の共有に役立ちます。
予定が作成されたら、自動で通知されるためチーム間の情報共有として有効です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーで予定を管理している方
・スケジュール変更や予定追加の情報をスピーディに確認したい方
・タスク管理やプロジェクト進行を効率化したいと考えている方
・コミュニケーションツールとしてDiscordを利用している方
・Googleカレンダーのスケジュールをすぐにチームメンバーと共有したい方
・通知の手動管理が煩雑で、見逃しを防ぐために自動化を考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、Googleカレンダーの1日の予定をChatGPTで整理して通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleカレンダーからその日の予定を自動取得し、ChatGPTが内容を整理・要約することが可能です。また、その後で整理された情報を通知することで、効率的に一日の予定を把握できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソンの方
・チームやプロジェクトの予定を効率的に把握したいマネージャーやリーダーの方
・ChatGPTを利用して業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・日々の予定を手軽に整理・確認したい経営者や起業家の方
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、kintoneにも追加する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、kintoneにも追加する」ワークフローは、アカウント発行業務とデータ管理を効率化します。
フォームに必要な情報を送信するだけで、自動でアカウント発行とデータの追加が完了するため、作業漏れのリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用して企業内でのアカウント管理を行っている方
・新しい従業員が入社するたびにGoogle Workspaceに手動でユーザーアカウントを追加している方
・迅速に新規ユーザーをGoogle Workspaceに追加し、kintoneにも反映させたいと考えている方
・フォームの情報をもとに自動的にユーザー情報を各ツールに登録したい方
・企業内でkintoneを使って情報管理をしている方
■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、新規従業員の登録プロセスを自動化する業務ワークフローです。
フォームに入力された情報を基にGoogle Workspaceに従業員を追加し、その情報をMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、手動でのデータ入力や通知作業を省力化し、迅速かつ正確な従業員管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspace を利用して従業員管理を行っている人事担当者の方
・フォームを活用して新規従業員情報を収集している管理者の方
・Microsoft Teams と連携してチーム内への情報共有を効率化したいIT担当者の方
・従業員登録の手作業を減らし、業務の自動化を推進したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
「フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しSlackに通知する」ワークフローは、採用プロセスの効率化を実現します。Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して新入社員の情報を収集している人事担当者の方
・手動での従業員登録やチームへの通知に時間を取られている中小企業の経営者や管理者の方
・採用プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えているHRチームのメンバー
・新入社員のオンボーディングをスムーズに行いたいと考えているスタートアップ企業
・Google Workspace とSlackを既に導入しており、それらを連携させて業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、Notionにも追加する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、Notionにも追加する」ワークフローは、データ入力作業の負担軽減につながります。
事務作業が効率化され生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceで組織全体のユーザー管理を行っている方
・新しく組織に加入するメンバーをスピーディにセットアップしたい方
・手間をかけず、効率的に新規ユーザーを追加したいと考えている方
・Notionを利用して情報共有やプロジェクト管理をしているチーム
・新メンバーが参加する際に、Notionに自動的に登録される仕組みを求めている方
■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
「フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローは、フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、新規ユーザーの追加を自動化します。
これにより、手作業の手間を減らし、業務の効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・業務でフォームの添付ファイルを扱うことが多い方
・添付ファイルの内容を迅速にデジタル化し、処理したい方
・Google Workspaceを活用して社内のユーザー管理を行っている方
・手動でのユーザー登録作業に手間を感じている方
・新規ユーザーをスピーディに追加し、業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Google WorkcpaceとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Gmailを送信する
試してみる
■概要
「毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Gmailを送信する」ワークフローを利用すると、情報共有の手間が削減されます。
自動で送信されるため、共有漏れや誤った情報の送信なども軽減されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google アナリティクスを使ってウェブサイトのデータ分析を行っている方
・最新のデータを迅速に把握し、レポートをスピーディに確認したいと考えている方
・定期的にウェブサイトのパフォーマンスをチェックしているが、手動でのレポート取得やデータ確認に手間を感じている方
・Gmailを使ってチームメンバーと迅速に情報を共有したい方
・ウェブサイト運営者として、サイトのパフォーマンス状況を常に把握していたいと考えている方
■注意事項
・Google アナリティクスとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google スプレッドシートのデータを用いた商業保険のPDF書類作成を自動化することで、
これまで手作業で行っていた情報転記や書類フォーマットの調整といった手間を削減し、ヒューマンエラーのない正確な書類を提供できます。これにより担当者は面倒な事務作業から解放され、顧客対応や提案活動といったより重要で戦略的な業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：行の「追加」ではなく「更新」でも書類を発行できますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で「行が更新されたら」に変更しましょう。
Q：特定の契約内容の顧客が追加された場合のみ書類を発行できますか？
A：
分岐設定を追加することで可能です。詳細は「分岐」の設定方法をご参照ください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので注意しましょう。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Googleドキュメント以外の雛形でも書類を発行できますか？
A：
「書類を発行する」アクションでは、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelの雛形を用いることもできます。書類の連携画面でお使いのツールに変更してください。
