Google スプレッドシートに行が追加されたら、商業保険のPDFの作成とGmailでの通知を自動化する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Google Workspaceのアプリを活用して商業保険の申込書などを管理しているものの、手作業でのPDF作成やメール通知に手間がかかっていませんか？特に、Google スプレッドシートからGoogleドキュメントへ情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、商業保険に関するPDF書類の作成からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceを使い、商業保険関連のPDF書類作成を手作業で行っている方
Google スプレッドシートへの入力から書類送付までの一連の業務フローを自動化したい方
手作業による転記ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートへの情報追加を起点に、書類作成と通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、GoogleドキュメントをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を元に書類を作成します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシートのタブ名を設定してください
Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」と「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
Gmailのオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名を任意で設定し、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した情報などを活用して内容を作成してください

■注意事項

Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。