■概要
Google Workspaceのアプリを活用して商業保険の申込書などを管理しているものの、手作業でのPDF作成やメール通知に手間がかかっていませんか？ 特に、Google スプレッドシートからGoogleドキュメントへ情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な業務の一つです。 このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、商業保険に関するPDF書類の作成からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceを使い、商業保険関連のPDF書類作成を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートへの入力から書類送付までの一連の業務フローを自動化したい方
- 手作業による転記ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点に、書類作成と通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、GoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を元に書類を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシートのタブ名を設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」と「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
- Gmailのオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名を任意で設定し、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した情報などを活用して内容を作成してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
