フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

新しい従業員が入社する際のアカウント発行や関係部署への通知は、正確性が求められる一方で定型的な作業が多く、担当者の負担になりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームへの回答を起点として、Google Workspaceへの従業員アカウントの追加と、Microsoft Teamsへの通知が自動で実行できます。
これにより、入社手続きに伴う一連の作業を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceのアカウント発行を手作業で行っている情報システム担当者の方
• 新入社員の情報をMicrosoft Teamsで都度共有している人事・総務担当者の方
• 入社に伴う定型業務を自動化することで、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点にアカウント追加や通知が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 人の手による情報転記が不要になることで、入力ミスや関係部署への通知漏れなどのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、従業員情報を入力するためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定して、フォームで取得した情報をもとにユーザーを追加します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、アカウントが追加された旨を関係者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの質問項目は、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Google Workspaceにユーザーを追加する際、姓・名などの各項目には、フォームトリガーで取得した対応する値を設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先としたいチームID及びチャネルIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。