フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

社内向けフォームなどで受け付けた情報をもとに、Google Workspaceへ手作業で新規ユーザーを登録していませんか？特に、添付された身分証明書などの書類から情報を転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、フォームに添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その情報を用いてGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加し、アカウント発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとにGoogle Workspaceのアカウント発行を手作業で行っている方
• 添付された書類からの文字情報の読み取りと転記作業に、手間や時間を要している人事・総務担当の方
• アカウント発行業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務全体の精度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、添付ファイルのOCR処理からユーザー登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で情報を読み取り連携させるので、手作業によるデータの転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信された際にワークフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを対象とします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングしてユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。
• Google Workspaceにユーザーを追加するアクションでは、OCR機能で取得したどの値を、ユーザー情報のどの項目（姓、名など）に割り当てるかを自由にマッピング設定できます。

■注意事項

• Google WorkcpaceとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。