■概要
社内向けフォームなどで受け付けた情報をもとに、Google Workspaceへ手作業で新規ユーザーを登録していませんか？特に、添付された身分証明書などの書類から情報を転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、フォームに添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その情報を用いてGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加し、アカウント発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとにGoogle Workspaceのアカウント発行を手作業で行っている方
- 添付された書類からの文字情報の読み取りと転記作業に、手間や時間を要している人事・総務担当の方
- アカウント発行業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務全体の精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、添付ファイルのOCR処理からユーザー登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を読み取り連携させるので、手作業によるデータの転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信された際にワークフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを対象とします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングしてユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。
- Google Workspaceにユーザーを追加するアクションでは、OCR機能で取得したどの値を、ユーザー情報のどの項目（姓、名など）に割り当てるかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- Google WorkcpaceとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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