フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、Notionにも追加する

■概要‍

新しいメンバーが入った際に、各アプリへのアカウント登録を手作業で行っていませんか？
アカウント登録に必要な一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google WorkspaceとNotionへのユーザー追加を自動化できます。
ユーザー管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとNotionを利用し、新規ユーザーの登録作業に手間を感じている方
• 手作業によるアカウント発行や情報登録での、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
• 複数のSaaSをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの一度の入力で複数アプリでのユーザー追加が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記がなくなることで、メールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomのフォーム機能を設定。
   氏名やメールアドレスなどアカウント登録に必要な情報を入力できるように質問項目を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定。
   フォームから受け取った情報を各項目にマッピングしてユーザーを作成します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定。
   同じくフォームの情報を指定のデータベースに新しいレコードとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのユーザー追加アクションでは、フォームから取得した値を、氏名やメールアドレスなどの項目にそれぞれ設定してください。
• Notionのレコード追加アクションでは、まず情報を追加するデータベースを指定します。
  その後、データベース内の各項目にフォームから取得した値を紐付けることができます。

■注意事項

• Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。