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■概要
毎週・毎月決まった日時に、特定のファイルをコピーしてバックアップや定例レポートの雛形を作成する作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけでGoogle Drive上の特定ファイルを自動で複製可能です。
定型的なファイル管理業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「毎月作成するレポート用のGoogle スプレッドシート、いちいち手動でコピーするのが面倒…」
「バックアップのために定期的にGoogle スプレッドシートを複製しているけど、つい忘れてしまうことがある…」
このように、Google スプレッドシートのコピーを手作業で行う際に、手間を感じたり、ヒューマンエラーに悩まされたりしていませんか？
もし、特定のスケジュールに合わせて自動でGoogle スプレッドシートのコピーを作成したり、フォームへの回答や特定のメール受信をトリガーとして新しいGoogle スプレッドシートを複製したりできる仕組みがあれば、これらの日々の煩わしさから解放され、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには特定のGoogle スプレッドシートのコピーを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
毎週・毎月決まった日時に、特定のファイルをコピーしてバックアップや定例レポートの雛形を作成する作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけでGoogle Drive上の特定ファイルを自動で複製可能です。
定型的なファイル管理業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートのコピー作成を自動化する様々な方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、手作業によるコピーの手間を削減し、定期的なバックアップやテンプレートからの新規作成といった業務を効率化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
指定した日時や定期的なスケジュールをトリガーとして、特定のGoogle スプレッドシートのコピーを自動で作成することができるので、毎月のレポート用テンプレートの準備や、定期的なデータバックアップの作業を忘れずに行えます。
■概要
毎週・毎月決まった日時に、特定のファイルをコピーしてバックアップや定例レポートの雛形を作成する作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけでGoogle Drive上の特定ファイルを自動で複製可能です。
定型的なファイル管理業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームなどのフォームに新しい回答が送信された際に、その情報をもとに特定のGoogle スプレッドシートのコピーを自動で作成することも可能です。アンケートの回答ごとに個別の集計シートを作成したり、申し込みごとに管理シートを複製したりする作業を効率化できます。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、都度手作業で管理用のGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に回答ごとにファイルを分けて管理する場合、コピーや転記の作業はミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートのテンプレートを自動で複製し、回答内容を転記できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailなどで特定の条件に合致するメールを受信した際に、関連するGoogle スプレッドシートのコピーを自動的に作成できます。例えば特定の顧客からの問い合わせメールを受け取ったら、その顧客専用の対応記録シートを自動で準備するといった運用が可能になります。
■概要
お問い合わせや注文通知など、Gmailで受信する定型メールの内容を都度確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で内容を抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに転記するため、こうした定型業務を効率化して正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定した日時になったら、特定のGoogle スプレッドシートのコピーを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
毎週・毎月決まった日時に、特定のファイルをコピーしてバックアップや定例レポートの雛形を作成する作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけでGoogle Drive上の特定ファイルを自動で複製可能です。
定型的なファイル管理業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
毎週・毎月決まった日時に、特定のファイルをコピーしてバックアップや定例レポートの雛形を作成する作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけでGoogle Drive上の特定ファイルを自動で複製可能です。
定型的なファイル管理業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.次に、トリガーを実行する時間を設定しましょう。
タイトルは任意で変更してください。
スケジュール設定は、トリガーを実行したい日付や曜日などお好みで設定可能です。下記赤枠より選択可能なので、お好きな実行時間をカスタマイズしてください。
入力が完了したら「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、Google Driveに保存されているファイルを複製する設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルを複製する」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルを複製し、任意のGoogle Driveフォルダへ格納するための設定を行います。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しGoogle Driveに保存しました。
また、複製したファイルは下記のGoogle Driveに保存されるよう設定して行きたいと思います！
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle DriveのフォルダにGoogle スプレッドシートのデータが複製されているはずなので確認してみましょう！
下記赤枠のように、指定したファイル名で保存されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したコピーの自動作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートのコピー作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なバックアップ作業や、テンプレートからの複製といった繰り返しの手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、日々のルーチンワークに費やしていた時間を節約し、より重要な分析業務や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
