指定日時になったら、特定のGoogle Driveのコピーを作成する

■概要

毎週・毎月決まった日時に、特定のファイルをコピーしてバックアップや定例レポートの雛形を作成する作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールを設定するだけでGoogle Drive上の特定ファイルを自動で複製可能です。
定型的なファイル管理業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定例レポート作成などで、Google Driveのファイルを都度手作業でコピーしている方
• 重要なファイルのバックアップ作業を自動化し、人的なミスをなくしたいと考えている方
• 繰り返し発生するファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にGoogle Drive上のファイルが自動で複製されるため、手作業でのコピー業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちなファイルの複製忘れや、誤ったファイルのコピーといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. スケジュールトリガー機能を選択し、ファイル複製を実行したい日時を設定します。
3. 最後に、Google Driveの「ファイルを複製する」アクションで、コピーしたい特定のファイルと複製先のフォルダを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、特定の曜日や毎月特定の日時を指定するだけでなく、cron式を用いたより柔軟なスケジュール設定も可能です。
• Google Driveのファイル複製アクションでは、ファイル名に実行日時といった変数を埋め込み、動的な名称でファイルを作成できます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。