.png)
・
日々の業務で発生する報告書作成、議事録のまとめ、あるいは顧客への提案資料作成など、ドキュメント作成業務に多くの時間を費やしていませんか。
特に、複数の情報源からデータを集め、それを基にドキュメントを整形し、さらにBoxのようなストレージサービスに適切に格納・管理する一連の作業は、手間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすいものです。「このドキュメント作成とBoxへの格納作業をAIで自動化できたら、もっと重要な業務に集中できるのに…」と感じている方も多いはずです。
もし、<span class="mark-yellow">AIが入力された情報を解析して必要なドキュメントを自動で生成し、作成されたドキュメントを直接Boxの指定フォルダへ格納・整理までを一気通貫で行う仕組み</span>ができれば、これらの定型業務から解放され、企画立案や分析といった他の業務に専念する時間を大幅に増やすことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに取り組むことが可能です。ぜひこの機会にドキュメント作成プロセスの自動化を実現して、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用してドキュメントを自動作成しBoxに格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用してドキュメントを自動作成し、そのドキュメントをBoxをはじめとする様々なツールへスムーズに連携・格納する自動化フローは、業務効率を大幅に向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例をテンプレートとしてご紹介しますので、日々の業務で「ここが自動化できたら楽になるのに」と感じる部分があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームへの入力内容やデータベースの情報など、様々なトリガーから得た情報を基にAIがドキュメントを自動で生成し、そのファイルを<span class="mark-yellow">Boxのようなオンラインストレージサービスの指定フォルダに自動で保存・整理できます。</span>手作業によるアップロードやフォルダ分けの手間を完全に排除し、ドキュメント管理の正確性と効率性を格段に向上させます。
AIが生成した見積書、請求書、レポートといった各種ドキュメントを、<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールを通じて関係者や顧客へ自動で送信できます。</span>ドキュメント完成後の迅速な情報共有を実現し、手動でのメール作成やファイル添付といった煩雑な作業から解放され、コミュニケーションのスピードアップにも繋がります。
AIによって作成された契約書案や日報、議事録などの重要ドキュメントが完成したタイミングで、その旨を<span class="mark-yellow">Slackなどのビジネスチャットツールにリアルタイムで通知できます。</span>チーム内での迅速な情報共有やレビュー依頼、次のアクションへの移行をスムーズに促し、業務の停滞を防ぎプロジェクトの進行を加速させます。
それではここから代表的な例として、フォームから送信された内容をAIで解析し、Google スプレッドシートでドキュメントを発行、そして完成したドキュメントをBoxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめに「Box」と「Google スプレッドシート」マイアプリ登録を行います。
「Box」のマイアプリ登録方法の手順からご紹介します。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧の検索窓から「Box」を検索し、アイコンをクリックです。
以下の画面が出てきたら、アドレスとパスワードを入力します。
入力後「承認」をクリックして、次に進みます。
以下画面を確認したら「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。
以上で「Box」のマイアプリ登録完了です！
次に「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録です。
Boxのマイアプリ登録同様、まずは左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。
アプリの一覧の検索窓から「Google スプレッドシート」を検索して、Google スプレッドシートのアイコンをクリックです。
以下の画面が出てきたら、一番下の「Sign with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択します。
パスワードを入力して次に進みます。
以下画面が出てきたら、連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックです。
以上で「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録は完了です！
ここからは実際に「フォームから送信された内容をAIで解析し、Google スプレッドシートでドキュメントを発行しBoxに格納する」のフローボットを作成していきますよ！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「ドキュメント作成フォーム」をクリックです。
まずはフォームを作成していきましょう。
今回はフォームから送信された内容をAIで解析して、ドキュメント作成してくれるフローなので、議事録メモをドキュメント化していきたいと思います。
他に問合せフォームからドキュメント作成したり、社内文章などのドキュメント作成も可能ですよ！
フォーム名を指定します。
指定したいフォーム名があれば、入力してください。
フォームの説明文を追加する場合は、以下から入力してください。
今回は、以下のようにフォームを作成しました。
フォームの質問を追加したい場合は、一番下の「+質問を追加」をクリックします。
ここからはフォームの質問を追加する手順を説明します。
まずは質問を入力します。
入力方法を設定しましょう。
必須ボタンをチェックしましょう。
次に完了ページを設定しましょう。
現在は、完了メッセージ見出しは「送信完了」になっています。
それ以外の文言に指定したい場合は入力してみてください！
完了メッセージの説明文も必要に応じて、設定してくださいね。
アクセス制限を設定しましょう。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者をプルダウンから選んでください。
ここまで設定したら「次へ」をクリックして、次に進みます。
続いて、フォームの表示確認と詳細設定を行います。
プレビューして、フォームを確認しましょう。
続いて、「完了ページ」をプレビューします。
完成ページとは、フォーム送信後の完了ページです。
取得した値に入力した際のサンプル値を入れましょう。
想定のサンプル値（回答）を入力するイメージです。
ここで取得した値を引用する形でこの先のフローを完成させていきますよ。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次に「テキストを生成する」をクリックします。
アクション選択をプルダウンから選択しましょう。
今回は「テキストを生成 500文字以内（3タスク）」を選びました。
選択したら、次に進みます。
詳細を設定しましょう。
プロンプトを設定します。
プロンプトとは、AIでテキスト作成する際の指示のようなものです。
先程取得した値の議事録と条件を入力してください。
言語欄には、出力した言語がある場合は入力してください。
テストを行いましょう。
取得した値を確認してください。
「保存する」をクリックして、次に進みます。
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
今回は以下のシートを使用していきます！
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して下にスクロールしましょう。
スプレッドシートのファイルIDを候補から選択します。
格納先のGooglevDriveフォルダIDを候補から選択しましょう。
出力ファイル名は「日付_議事録」で設定しました。
日付は日付から選択しましょう。
置換条件を設定してください。
置換対象は{{内容}}で、そこに入力する置換後の文字列には、テキスト作成で生成したものを入力します。
取得した値から「生成結果」を選択しましょう。
テキストを行います。
テスト成功したら、発行された議事録をダウンロードして、書類を確認してみましょう。
取得した値を確認して、次に進みます。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次へ進みます。
続いて、API接続設定です。
ファイル名は、取得した値から発行した書類を選択します。
BOXの格納フォルダを指定します。
入力欄下部を一読して、BOXのURLからコンテンツIDを取得しましょう。
ファイルの添付方法とファイルは以下のように選択してください。
テストを行いましょう。
テスト成功画面を確認したら「保存する」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックして自動化を確認してくださいね。
AI機能を活用することで、ドキュメント生成や情報整理といった様々な業務を効率化する自動化が可能になります。
DocuSignで契約が完了したタイミングで書類をOCRで読み取りMicrosoft Excelにデータを追加したり、Google スプレッドシートの顧客情報の更新をトリガーに書類を発行してSlackで共有したりすることができます。また、Airtableで新たなレコードが追加された際には、複数の書類をまとめて作成しPDF形式でGmailから送信することも可能です。
この記事では、「AIでドキュメントを自動作成する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
AIを活用することで、議事録や契約書、報告書などの書類を、フォーム入力やデータ更新をもとに自動で作成・整理でき、業務の正確性とスピードを大幅に向上させることが可能です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したドキュメント作成の自動化以外にも、様々な業務に応じたテンプレートが多数用意されています。</span>AIによるドキュメント生成を中心に、保存・共有・通知まで一連の業務をまるごと自動化できる点は大きな魅力です。
「毎回の書類作成が面倒」「情報共有に時間がかかっている」「手作業の抜け漏れを減らしたい」と感じている方は、Yoomのテンプレートで自動化の第一歩を踏み出してみてください。
まずはテンプレートを試してみて、その効率化を実感してみませんか？
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
.png)
.webp)
.webp)