Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Airtable

と

Gmail

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Airtableで管理している顧客情報や案件情報をもとに、都度手作業で見積書や請求書を作成し、メールで送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Airtableに新しいレコードが追加されると、GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートの雛形から複数の書類を自動で作成し、PDF化された書類をGmailで自動送信する一連の業務フローを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Airtableで管理しているデータをもとに、書類を作成する業務を自動化したい方
GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートを帳票の雛形として活用している方
手作業による書類の作成やGmailでの送信業務に課題を感じているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

Airtableへのレコード追加を起点に、書類作成からGmailでの送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業によるデータ転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。
続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを複数設定し、異なる雛形から書類を発行します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Airtableのトリガー設定では、連携対象のベースIDやテーブルIDを任意で設定できます。また、レコードの作成日時を判定するためのフィールド名も指定可能です。
書類を発行する各オペレーションでは、元となる雛形書類や、発行される書類のファイル名・保存先などを任意で設定してください。
Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定可能です。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、Airtableから取得した情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

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YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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