■概要
Googleフォームで収集した回答を手作業で確認し、その内容を元にAIで文章を生成、さらにドキュメントを作成してGmailで送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIによるテキスト生成、Google スプレッドシートでのドキュメント作成、そしてGmailでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を手作業でAIに入力し、ドキュメント作成やメール送信を行っている方
- アンケート回答や問い合わせ内容の分析、報告書作成業務の効率化を目指している担当者の方
- Googleフォーム、AI、Gmailを活用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、AIによる解析、ドキュメント作成、Gmailでの送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、AIへの指示の誤り、メール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、フォームに新しい回答が送信されると自動的にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元にAIがテキストを生成するようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成したテキストやフォームの回答内容を元に、あらかじめ用意したテンプレートから書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された書類を添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、生成したいテキストの内容や形式（例：要約、報告書形式、メール文面など）に合わせて、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成したGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを指定することで、任意のレイアウトやフォーマットで書類を自動作成できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、フォームの回答内容やAIが生成したテキストといった前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
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