Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行する

Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
Google スプレッドシート
を自動連携できます。

■概要

HubSpotのコンタクトステータスが更新されるたびに、手動で書類を作成・管理する作業に時間を取られていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、Googleドキュメントから自動で書類を発行できます。これにより、定型的な書類発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotで顧客管理を行い、ステータス変更に応じた書類発行を手作業で行っている方
  • 営業プロセスや契約手続きにおける書類作成の時間を削減し、コア業務に集中したい方
  • 手作業による情報転記ミスを防ぎ、正確な書類をスピーディーに発行したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotのコンタクトステータス更新を自動で検知し書類発行まで行うため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による顧客情報の転記ミスや、発行漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
  2. トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけとします。
  3. オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したコンタクトのステータス情報が、指定した条件と一致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報を差し込んだ書類を自動で作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能の設定では、HubSpotから取得したコンタクトのステータス(例:「商談化」「契約済み」など)に応じて、書類を発行する条件を自由にカスタマイズできます。
  • Googleドキュメントの書類発行アクションでは、使用するテンプレート(雛形)を任意で指定し、書類内の特定の箇所に、HubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を自動で差し込めます。

■注意事項

  • HubSpotとGoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載
HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。‍
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらChatworkに通知
HubSpotに新たなコンタクトが登録されると、Chatworkの任意のチャットルームに通知します。通知するメッセージ内容は自由に設定が可能です。‍
メールが届いたらHubSpotのリードステータスを更新
Yoomのメールアドレスに届いたメールをトリガーに、HubSpotのコンタクト情報を検索し、リードステータスを更新します。‍
HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新する
HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新するフローです。手作業による手間を省くことができます。また登録内容を引用して書類を作成することで入力ミスなども防ぎます。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintoneに登録
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintone内に新しいレコードを作成します。※例えば名前や電話番号、メールアドレスなどの情報をkintoneに登録することが可能です。
Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートに格納する
Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを格納するフローです。フォーム送信データが自動ですぐにGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の情報を把握できます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
HubSpot
HubSpot
を使ったテンプレート
Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
HubSpot
YoomではHubSpotのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。HubSpotへコンタクトや取引先情報を自動的に登録したり、HubSpot上で情報が登録・更新されたことをトリガーにkintone、スプレッドシート、クラウドサインなどの様々なSaaSに情報を連携します。また、YoomのデータベースにHubSpotのコンタクト情報や取引先情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる