フォームから送信された内容をAIで解析し、Google スプレッドシートでドキュメントを発行しBoxに格納する

■概要

フォームから送信されたお問い合わせやアンケートの回答内容を、手作業で転記し、報告書を作成、そして指定の場所に格納するといった一連の作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、内容を元にした分析やドキュメント化にAIを活用したいと考えてもそれぞれのツールを手動で操作するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をAIが自動で解析しその結果を基にGoogle スプレッドシートでドキュメントを発行、そしてBoxへ格納するという一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの入力データを手作業で処理し、AIでの分析やドキュメント作成、Boxへの格納を行っている方
• Google スプレッドシートやBoxを活用した業務プロセスにおいて、さらなる効率化を目指している担当者の方
• 定型的なデータ処理業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減とコア業務への集中を考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からAIによる解析、Google スプレッドシートでのドキュメント作成、Boxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、ドキュメント作成時の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームはYoom上で簡単に作成できます。
3. 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームから送信された内容をAIが解析するようにします。
4. 次に、オペレーションで「Google スプレッドシート」を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、AIの解析結果やフォームの入力内容を元にドキュメントを作成します。
5. 最後に、オペレーションで「Box」を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Google スプレッドシートで作成されたドキュメントを指定のBoxフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのAI機能である「テキストを生成する」アクションでは、フォームの入力内容をどのように解析・要約し、どのようなテキストを生成するかをプロンプトで自由に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用することで、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。