「毎回似たような報告書をGoogleドキュメントで作成するのが面倒…」
「メールの情報をGoogleドキュメントに転記する作業でミスが起きてしまう…」
このように、Googleドキュメントを使った定型的な書類作成業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受け取った情報や、他のツールで管理しているデータを基に、Googleドキュメントのテンプレートから自動でドキュメントを生成できる仕組みがあればどうでしょう。
このような日々の悩みから解放されるだけでなく、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動例は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはテンプレートを基にGoogleドキュメントを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
議事録や報告書など、定型的な書類の作成に毎回時間を要していませんか？メールで受け取った情報を元に手作業でドキュメントを作成していると、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、ChatGPTが内容を整形し、指定のGoogleドキュメントのテンプレートから自動で書類を作成します。日々のドキュメント作成業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの依頼をもとに、Googleドキュメントで定型書類を作成している方
- ChatGPTを活用して、Googleドキュメントのテンプレートから効率的に書類を作成したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成の時間を削減し、業務全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスやフォーマットの崩れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容をもとに「テキストを生成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、ChatGPTが生成したテキストを埋め込み「書類を発行する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、このフローボットを起動させるための任意の受信用アドレスを作成してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章の形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形ドキュメントのファイルID、書類を格納するGoogle DriveフォルダID、出力ファイル名に、それぞれ任意の値を設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
メールの内容を基にGoogleドキュメントを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、特定のメールを受信したら、その内容をChatGPTで要約し、Googleドキュメントのテンプレートから報告書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ChatGPT、Googleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- メールトリガー設定とChatGPT、Googleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
議事録や報告書など、定型的な書類の作成に毎回時間を要していませんか？メールで受け取った情報を元に手作業でドキュメントを作成していると、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、ChatGPTが内容を整形し、指定のGoogleドキュメントのテンプレートから自動で書類を作成します。日々のドキュメント作成業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの依頼をもとに、Googleドキュメントで定型書類を作成している方
- ChatGPTを活用して、Googleドキュメントのテンプレートから効率的に書類を作成したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成の時間を削減し、業務全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスやフォーマットの崩れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容をもとに「テキストを生成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、ChatGPTが生成したテキストを埋め込み「書類を発行する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、このフローボットを起動させるための任意の受信用アドレスを作成してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章の形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形ドキュメントのファイルID、書類を格納するGoogle DriveフォルダID、出力ファイル名に、それぞれ任意の値を設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：ChatGPT、Googleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
ChatGPTとYoomの連携方法
ChatGPTの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
GoogleドキュメントとYoomの連携方法
Googleドキュメントを検索すると下の画像のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
議事録や報告書など、定型的な書類の作成に毎回時間を要していませんか？メールで受け取った情報を元に手作業でドキュメントを作成していると、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、ChatGPTが内容を整形し、指定のGoogleドキュメントのテンプレートから自動で書類を作成します。日々のドキュメント作成業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの依頼をもとに、Googleドキュメントで定型書類を作成している方
- ChatGPTを活用して、Googleドキュメントのテンプレートから効率的に書類を作成したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成の時間を削減し、業務全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスやフォーマットの崩れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容をもとに「テキストを生成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、ChatGPTが生成したテキストを埋め込み「書類を発行する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、このフローボットを起動させるための任意の受信用アドレスを作成してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章の形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形ドキュメントのファイルID、書類を格納するGoogle DriveフォルダID、出力ファイル名に、それぞれ任意の値を設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：アプリトリガーの設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「メールが届いたら」をクリックします。
まずはトリガーとなるメール受信用のアドレスを作成します。
トリガー条件も設定が可能なので、必要に応じて「+トリガー条件を追加」をクリックして作成してください。
今回は報告書作成の自動化を想定して連携をしてみたいと思うので、画像のような設定にしています！（件名に「報告書」というワードが入っている場合にフローボットを起動される設定です。）
≪参照≫
メールトリガーの設定方法
メールトリガーが起動しない場合の確認項目
実際に先ほど設定したメールアドレスにテスト用にメールを送信します。
メールの送信が完了したら「テスト」ボタンをクリックしてください。
