「毎回似たような報告書をGoogleドキュメントで作成するのが面倒…」
「メールの情報をGoogleドキュメントに転記する作業でミスが起きてしまう…」
このように、Googleドキュメントを使った定型的な書類作成業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受け取った情報や、他のツールで管理しているデータを基に、Googleドキュメントのテンプレートから自動でドキュメントを生成できる仕組みがあればどうでしょう。
このような日々の悩みから解放されるだけでなく、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動例は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはテンプレートを基にGoogleドキュメントを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する
試してみる
メールの内容を基にGoogleドキュメントを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、特定のメールを受信したら、その内容をChatGPTで要約し、Googleドキュメントのテンプレートから報告書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ChatGPT、Googleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- メールトリガー設定とChatGPT、Googleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する
試してみる
ステップ1：ChatGPT、Googleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
ChatGPTとYoomの連携方法
ChatGPTの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
GoogleドキュメントとYoomの連携方法
Googleドキュメントを検索すると下の画像のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する
試してみる
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：アプリトリガーの設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「メールが届いたら」をクリックします。
まずはトリガーとなるメール受信用のアドレスを作成します。
トリガー条件も設定が可能なので、必要に応じて「+トリガー条件を追加」をクリックして作成してください。
今回は報告書作成の自動化を想定して連携をしてみたいと思うので、画像のような設定にしています！（件名に「報告書」というワードが入っている場合にフローボットを起動される設定です。）
≪参照≫
メールトリガーの設定方法
メールトリガーが起動しない場合の確認項目
実際に先ほど設定したメールアドレスにテスト用にメールを送信します。
メールの送信が完了したら「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストに成功すると「テスト成功」の文字と取得した値としてメールの内容が反映されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
取得した値について
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：ChatGPTのアクション設定
「テキストを生成」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「テキストを生成」が選択されているのでそのままでOK！
③ChatGPTと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されます。
テンプレートとなる「メッセージ内容」を設定します。
メールで受け取った情報は手入力ではなく、ステップ3で取得した値を埋め込みます。
手入力してしまうと、毎回同じ内容でテキストが生成されてしまうため、必ず取得した値である「本文」を埋め込んでください。
埋め込むことで、入力ミスを防げるというメリットもありますよ！
（テンプレートの内容は、業務に合わせて自由に設定してくださいね。）
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「メールが届いたら」をクリック
③「本文」を選択
「メッセージ内容」以外の項目は任意項目なので必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テキスト生成の結果が反映されます。
内容を確認して問題なければ「完了」をクリックしてください。
ステップ5：Googleドキュメントのアクション設定
「書類を発行する」をクリックします。
ステップ4と同様に必要箇所の入力・確認をしましょう。
次に「雛形書類の連携」をします。
まずは連携したい雛形書類を準備しましょう。
※雛形書類の設定方法は「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
（テストに画像のような雛形書類を作成しました！）
入力欄をクリックすると、Googleドキュメントの一覧が候補として表示されるので、連携したい雛形シートを選びます。
「発行書類」の格納先とファイル名についても設定していきます。
「フォルダID」は雛形連携と同様で候補から選択してください。
最後に「出力ファイル名」を設定します。
連携する度に、同じファイル名にならないように「取得した値」や「日付」を埋め込むなど工夫をしましょう。
今回は「日付（埋め込み）＋報告書（固定テキスト）」というタイトル名に設定しています！
「次へ」をクリックすると「置換え対象の文字列」として、雛形書類に設置した内容が反映されます。（今回の場合は{ここにinsert}ですね！）
反映されていることを確認できたら「置換後の文字列」の部分にchatGPTで生成したテキストを埋め込みます。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックして「取得した値」の欄にデータが反映されていることを確認します。
実際にGoogle Driveも確認して、Googleドキュメントが作成されていればOKです！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、メールとChatGPTを使って、テンプレートからGoogleドキュメントを作成する連携手順になります！
Googleドキュメントを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleドキュメントの文書を起点に情報収集・整理・活用までを自動化できます。これにより、議事録作成や資料準備、タスク管理、情報展開の手間を削減し業務を効率化できるでしょう。
Gmailで特定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定の内容をもとに、手作業でGoogleドキュメントの書類を作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動でテキストからデータを抽出し、その情報をもとにGoogleドキュメントで書類を発行する一連の流れを自動化します。
Googleドキュメントの作成を効率的に自動化し、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの顧客対応が多く、書類作成の時間を短縮したいと考えている方
・Googleドキュメントを使った書類作成の自動化に関心がある方
・手作業による情報転記でのミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleドキュメントから値を抽出し、Google 検索で検索結果を取得する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで文章を作成中に、特定の語句や情報を調べるため、画面を切り替えてGoogle 検索を利用する作業は、集中力を妨げ、手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上で気になるテキストを選択するだけで、自動でGoogle 検索が実行され、その結果をドキュメント内に直接追記することが可能になり、リサーチ業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントを使い、頻繁にGoogle 検索を行うリサーチ担当者の方
・記事作成やレポート作成の際に、情報収集とドキュメントへの転記作業を効率化したい方
・手作業によるコピー＆ペーストや画面の行き来をなくし、本来の作成業務に集中したい方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能トリガーについては下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleドキュメントから情報を抽出し、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録や仕様書を、情報共有のためにConfluenceへ手作業で転記していませんか？
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの内容をボタン一つでConfluenceにページとして自動作成できます。
ConfluenceとGoogle Docs間の面倒な連携作業から解放され、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントで作成した議事録などを手作業でConfluenceに転記している方
・ConfluenceとGoogle Docsの二重管理による更新漏れやミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内のドキュメント共有プロセスを自動化し、情報共有を円滑にしたい方
■注意事項
・Googleドキュメント、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Googleドキュメント上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleドキュメントの内容をAIで要約して、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やメモから、手動でタスクを抽出しTodoistに登録する作業は、時間がかかり手間だと感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの内容をAIが自動で要約し、その結果をもとにTodoistへタスクを自動で作成できます。これまで手作業で行っていた情報整理とタスク化のプロセスを効率化し、重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleドキュメントとTodoistを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
・会議後の議事録整理や、そこからのタスク作成に多くの時間を費やしている方
・AIを活用して、手作業による情報整理やタスクの転記ミスをなくしたい方
■注意事項
・GoogleドキュメントとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleドキュメントの内容をもとにAnthropic（Claude）でSEO用のメタディスクリプションを生成する
試してみる
■概要
SEO対策として重要なメタディスクリプションですが、コンテンツごとに最適な文章を作成するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントで作成した記事の内容をもとに、Anthropic（Claude）がSEOに配慮したメタディスクリプションを自動で生成するため、コンテンツ作成業務の効率化を実現します。高性能なAIであるClaudeを利用して、SEO効果が期待できるメタディスクリプションを手間なく作成できる点が特徴です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントでの記事作成後、SEOメタディスクリプションの作成に手間を感じている方
・Claudeを活用してSEO対策を効率化し、質の高いメタディスクリプションを自動生成したい方
・コンテンツ制作のワークフローを自動化し、より戦略的な業務に時間を充てたいと考えている方
■注意事項
・GoogleドキュメントとClaudeのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleドキュメントの記事をAnthropic（Claude）で自動翻訳し、結果を新規Googleドキュメントに反映する
試してみる
■概要
海外の文献やWeb記事を翻訳する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていませんか？このワークフローは、閲覧しているGoogleドキュメントのテキストをトリガーにして、Anthropic（Claude）による高精度な翻訳を自動で実行し、その結果を新しいGoogleドキュメントに保存します。
手作業による翻訳の手間を省き、情報収集や資料作成の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外の文献や記事を参考に業務を行うリサーチャーやマーケターの方
・Googleドキュメントで情報管理を行い、Anthropic（Claude）での翻訳を効率化したい方
・手作業による翻訳や転記作業での抜け漏れやミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Googleドキュメント、Anthropic（Claude）のそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Googleドキュメント上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をGoogleドキュメントに保存します。
フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、SlackにPDFを送信する
試してみる
■概要
「フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、SlackにPDFを送信する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に文書化し、チームと迅速に共有するプロセスを自動化します。
フォームに入力された情報を自動的にGoogleドキュメントに差し込むことで、手作業でのデータ整理を省略。そして、生成されたPDFをSlackに自動送信することで、チームメンバーとの情報共有がスムーズに行えます。
このワークフローを活用することで、業務の効率化と情報共有の迅速化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームデータを活用して定型文書を作成する作業が多いビジネスパーソン
・Googleドキュメントを利用してレポートや提案書を作成している方
・チーム内での情報共有を迅速に行いたいSlackユーザー
・業務フローの自動化を検討しているIT担当者
・手動でのデータ入力や文書作成に時間を取られている方
■注意事項
・Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
会議の内容を文字起こしし、Googleドキュメントに格納
試してみる
入力フォームにアップロードした会議データの内容から音声を文字起こしし、Google ドキュメントで文字起こしファイルを自動的に作成するフローボットです。
指定したスケジュールになったら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
定期的に作成するレポートや議事録などのGoogleドキュメントを、チームに都度手作業で通知する業務に時間を取られていませんか。この作業は他の業務を圧迫するだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールに従って新しいGoogleドキュメントを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知することで、定型業務の効率化と情報共有の確実性を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleドキュメントで作成したレポートや議事録を定期的にチームに共有している
手作業による情報共有で漏れや遅延が発生しやすいと感じているチームリーダー
定型業務の自動化により、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleドキュメント、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Googleドキュメントの作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた報告書や議事録などの作成業務の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
アプリ同士を連携させることで、担当者は書類作成業務から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール以外の情報（フォーム回答など）からでも作成できますか？
A：
はい、作成できます。
もし、今回のテンプレートのトリガー部分のみをメールからフォームに変更したい場合は、テンプレートの「メールトリガー」部分を右上の×印をクリックして、一度削除します。
その上で、連携したいアプリを選ぶことで、テンプレートの修正が可能です。
Q：作成したドキュメントをPDF化して保存することはできますか？
A：
GoogleドキュメントとPDFどちらも自動保存されます。
ステップ5で設定したGoogle Driveのフォルダに自動でPDFも同時に保存されるので、ぜひ一度お試しください。
Q：自動生成が失敗した場合、どうなりますか？（エラーの検知や通知など）
A：
フローボットの連携途中でエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。また、対応方法の詳細はエラー時の対応方法についてをご確認ください。それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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