■概要
議事録や報告書など、定型的な書類の作成に毎回時間を要していませんか？メールで受け取った情報を元に手作業でドキュメントを作成していると、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、ChatGPTが内容を整形し、指定のGoogleドキュメントのテンプレートから自動で書類を作成します。日々のドキュメント作成業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの依頼をもとに、Googleドキュメントで定型書類を作成している方
- ChatGPTを活用して、Googleドキュメントのテンプレートから効率的に書類を作成したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成の時間を削減し、業務全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスやフォーマットの崩れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容をもとに「テキストを生成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、ChatGPTが生成したテキストを埋め込み「書類を発行する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、このフローボットを起動させるための任意の受信用アドレスを作成してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章の形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形ドキュメントのファイルID、書類を格納するGoogle DriveフォルダID、出力ファイル名に、それぞれ任意の値を設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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