フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、SlackにPDFを送信する

■概要

フォームで受け付けた情報を手作業で書類に転記し、PDF化してSlackで共有する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このような定型業務に追われ、本来の業務に集中できないことも課題の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その情報が自動でGoogleドキュメントに差し込まれ、PDF化されたファイルがSlackに送信されるため、一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している方
• 作成した書類をPDFに変換し、手作業でSlackに共有している担当者の方
• 書類作成から共有までの一連の業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に書類作成から共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な入力項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、事前に用意したテンプレートにフォームの情報を差し込んで書類を作成し、PDFとして出力するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、前のステップで生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する入力項目は、収集したい情報に応じて任意でカスタマイズしてください。
• Googleドキュメントのアクションでは、差し込みのベースとなる書類のテンプレートを事前に作成し、フォームのどの項目を書類のどこに反映させるかを自由に設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、ファイルを送信するチャンネルや、通知メッセージの文面を任意でカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924