※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
■概要
フォームで受け付けた情報を手作業で書類に転記し、PDF化してSlackで共有する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このような定型業務に追われ、本来の業務に集中できないことも課題の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その情報が自動でGoogleドキュメントに差し込まれ、PDF化されたファイルがSlackに送信されるため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している方
- 作成した書類をPDFに変換し、手作業でSlackに共有している担当者の方
- 書類作成から共有までの一連の業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に書類作成から共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な入力項目を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、事前に用意したテンプレートにフォームの情報を差し込んで書類を作成し、PDFとして出力するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、前のステップで生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する入力項目は、収集したい情報に応じて任意でカスタマイズしてください。
- Googleドキュメントのアクションでは、差し込みのベースとなる書類のテンプレートを事前に作成し、フォームのどの項目を書類のどこに反映させるかを自由に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、ファイルを送信するチャンネルや、通知メッセージの文面を任意でカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
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