Gmailで特定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する

■概要

Gmailで受信した特定の内容をもとに、手作業でGoogleドキュメントの書類を作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動でテキストからデータを抽出し、その情報をもとにGoogleドキュメントで書類を発行する一連の流れを自動化します。Googleドキュメントの作成を効率的に自動化し、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの顧客対応が多く、書類作成の時間を短縮したいと考えている方
• Googleドキュメントを使った書類作成の自動化に関心がある方
• 手作業による情報転記でのミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信を起点に書類発行までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受信したメール本文から必要なデータを抽出します。
4. 最後に、オペレーションで書類発行機能を設定し、抽出したデータを用いて指定のGoogleドキュメントで書類を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのキーワードを任意で設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの情報から、どのような項目（例：会社名、氏名、住所など）を抽出するかを任意で設定可能です。
• 書類発行機能では、書類の元となるGoogleドキュメントの雛形を任意で設定でき、抽出した情報を書類のどの箇所に反映させるかを自由に指定できます。

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。