■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やレポートなどを、Microsoft Teamsのチームへ都度手作業で共有する業務に手間を感じていないでしょうか。この定期的な共有作業は、他の業務を圧迫する要因になるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールでGoogleドキュメントからコンテンツを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知する作業を自動化するためのものであり、定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleドキュメントで作成したドキュメントをMicrosoft Teamsで定期的に共有している方
- 手作業での情報共有による通知漏れや、作業の非効率性に課題を感じているチームリーダーの方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでGoogleドキュメントの内容がMicrosoft Teamsへ自動通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での作業で起こりがちな共有漏れや遅延を防ぐことで、チーム内での確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、コンテンツを取得したいドキュメントを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したドキュメントの内容を任意のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントでコンテンツを取得するアクションでは、対象となるドキュメントを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームID、チャネルIDを任意で設定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleドキュメント、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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