指定したスケジュールになったら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

定期的に作成するレポートや議事録などのGoogleドキュメントを、チームに都度手作業で通知する業務に時間を取られていませんか。この作業は他の業務を圧迫するだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールに従って新しいGoogleドキュメントを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知することで、定型業務の効率化と情報共有の確実性を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleドキュメントで作成したレポートや議事録を定期的にチームに共有している
• 手作業による情報共有で漏れや遅延が発生しやすいと感じているチームリーダー
• 定型業務の自動化により、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動作成され、Microsoft Teamsへ通知されるため、手作業による共有時間を削減できま
• 手動作業による通知漏れや遅延を防ぎ、チーム内での情報伝達の確実性を向上させま
• 定型業務を自動化することで、他の重要な業務にリソースを集中できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、コンテンツを取得したいドキュメントを指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したドキュメントの内容を任意のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントでコンテンツを取得するアクションでは、対象となるドキュメントを任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームID、チャネルIDを任意で設定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleドキュメント、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。