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【プログラミング不要】請求書作成を自動化する方法
「毎回同じような情報を手入力するのが面倒…」
「入力ミスや計算ミスがないか不安…」
請求書作成業務において、このような悩みを抱えていませんか？特に、月末や月初は請求書発行が集中し、大きな負担となりがちですよね…
そこで便利なのが、フォームへの入力やメールの受信、データベースの更新などをきっかけに、必要な情報が反映された請求書が自動で作成され、指定の場所に保存される仕組みです。
請求書作成から保存までを自動化することで、請求書作成業務にかかる時間や手間を大幅に削減し、空いたリソースを他のコアな業務に充てることができます。
また、自動化によって入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防止できるのも、メリットですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできる方法です。最後までチェックして、請求書作成業務をもっと楽にする参考にしてみてください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの入力内容をもとに、請求書を自動作成する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
説明を読む前に、「とにかくまずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく体験してみましょう！
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
請求書作成を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、請求書作成を自動化するテンプレートを紹介します！これらの自動化により、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、請求書発行プロセス全体の効率化が図れるでしょう。気になるテンプレートがあれば、クリックして気軽に試してみてくださいね！
フォームで受け付けた情報をもとに請求書を自動作成する
Google フォームなどの入力フォームが送信された際に、その回答データを使って請求書を自動作成し、指定のストレージサービスに格納することができます。
たとえば、注文フォームなどと連携することで、注文内容に基づいた請求書の発行を自動的に行えるようになります。請求書の作成に自動化を取り入れることで、請求書発行業務の迅速化のみならず、入力ミスなどの人為的ミスを削減し、正確な請求書作成をサポートします。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
メールツールで受信した情報をもとに請求書を自動作成する
GmailやOutlookなどのメールツールで特定のメールを受信した際に、その内容から請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスに保存することも可能です。
メールで届く依頼内容に基づいた請求書をタイムリーに発行できるため、より迅速な対応を実現できるでしょう。
■概要
Gmailで受信したメールを確認し、その内容に基づいて請求書を作成し、Boxへ保存するという一連の作業は、手間がかかりヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、AIが情報を抽出し、請求書発行からBoxへの保存までを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する注文メールなどから請求書を手作業で作成している経理担当者の方
- 請求書作成とBoxへのファイル保存作業に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 手作業による請求処理のミスを減らし、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信から請求書作成、Boxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記や確認作業が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleスプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書PDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書PDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、請求関連のメールなどを特定するために、任意のラベルを指定してください。これにより、特定のメールのみを処理対象とすることができます。
- AI機能によるデータ抽出設定では、請求書作成に必要な項目（例：会社名、金額、商品名、日付など）を正確に抽出できるよう、抽出したい情報の種類を選択し、固定値や他のアクションで取得したアウトプットを組み合わせて、抽出対象のテキストや抽出項目を具体的に指定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前にGoogleスプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの請求書雛形ファイルを使用することで、自社のフォーマットに合わせた請求書を自動で作成できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Gmailで受信したメールを確認し、その内容に基づいて請求書を作成し、Boxへ保存するという一連の作業は、手間がかかりヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、AIが情報を抽出し、請求書発行からBoxへの保存までを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する注文メールなどから請求書を手作業で作成している経理担当者の方
- 請求書作成とBoxへのファイル保存作業に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 手作業による請求処理のミスを減らし、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信から請求書作成、Boxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記や確認作業が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleスプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書PDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書PDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、請求関連のメールなどを特定するために、任意のラベルを指定してください。これにより、特定のメールのみを処理対象とすることができます。
- AI機能によるデータ抽出設定では、請求書作成に必要な項目（例：会社名、金額、商品名、日付など）を正確に抽出できるよう、抽出したい情報の種類を選択し、固定値や他のアクションで取得したアウトプットを組み合わせて、抽出対象のテキストや抽出項目を具体的に指定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前にGoogleスプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの請求書雛形ファイルを使用することで、自社のフォーマットに合わせた請求書を自動で作成できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
データベースのデータをもとに請求書を自動作成する
Google スプレッドシートのようなデータベースに新しいデータが追加されたタイミングで、その情報を基に請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスにアップロードすることもできます。
顧客管理や案件管理データなどと連動した請求書発行が実現でき、請求書作成を効率化するのみならず、データ管理の効率アップにも期待できます。
■概要
Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手作業で請求書を作成し、Dropboxに保存する作業は時間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のツールを日常的に利用している場合、データ入力やファイル管理の手間は業務効率を低下させる一因となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーとして、請求書の自動作成からDropboxへの保存までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用し、請求書発行業務を行っている経理担当者の方
- 手作業による請求書作成とファイル保存に時間と手間を感じている営業担当者の方
- 請求業務のヒューマンエラーを減らし、業務効率を向上させたいと考えている小規模事業主の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにデータが追加されると、請求書が自動で作成されDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや請求書の作成漏れ、保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されたことを検知してフローが起動します。
- 3.続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、追加された行のデータに基づいて請求書を作成します。
- 4.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用することで、請求書だけでなく、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成できます。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、Google スプレッドシートから取得したデータ（例えば、取引先名や請求日など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。これにより、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなど、より柔軟なファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手作業で請求書を作成し、Dropboxに保存する作業は時間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のツールを日常的に利用している場合、データ入力やファイル管理の手間は業務効率を低下させる一因となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーとして、請求書の自動作成からDropboxへの保存までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用し、請求書発行業務を行っている経理担当者の方
- 手作業による請求書作成とファイル保存に時間と手間を感じている営業担当者の方
- 請求業務のヒューマンエラーを減らし、業務効率を向上させたいと考えている小規模事業主の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにデータが追加されると、請求書が自動で作成されDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや請求書の作成漏れ、保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されたことを検知してフローが起動します。
- 3.続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、追加された行のデータに基づいて請求書を作成します。
- 4.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用することで、請求書だけでなく、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成できます。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、Google スプレッドシートから取得したデータ（例えば、取引先名や請求日など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。これにより、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなど、より柔軟なファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォーム入力から請求書を自動作成するフローを作ってみよう
今回は代表的な例として、「フォームに入力された情報をもとに、請求書を自動で作成してOneDriveに保存する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローの作成手順は大きく分けて以下の通りです。
- Google スプレッドシートとOneDriveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- フォームのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONに設定して動作確認
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1：Google スプレッドシートとOneDriveをマイアプリ登録
ここでは、Yoomと使用するそれぞれのアプリを連携し、Yoom上で操作が行えるようにしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませて連携しておくと、フローの設定がスムーズに行えますよ！
Yoomにログインしたら画面左側のマイアプリを押し、右に表示される新規接続というボタンをクリックしてください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、アプリ一覧に表示されるGoogle スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてくださいね！
3.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので、「続行」を選択しましょう。
※アクセス権限の付与がまだの場合は、「すべて許可」にしてから「続行」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たら連携完了です！
OneDriveのマイアプリ登録
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、Yoomとの連携に失敗する可能性があるので、ご注意ください。
1.検索する
先ほどと同様に検索ボックスにOneDriveと入力し、OneDriveのアイコンをクリックします。
2.アカウント選択
Yoomと連携したいアカウントを選択してください。
アカウントを選択すると画面が遷移するので、パスワードを入力しサインインしましょう。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートが用意されているので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
他にも、以下の手順でもテンプレートをコピーすることができますよ！
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下図のようにお使いのYoom画面にテンプレートがコピーされるので、「OK」を押して設定を進める
ステップ3：フォームのトリガー設定
1.設定項目の選択
記念すべき最初の設定です！
まずはフォームの設定から行います。下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.フォームの作成
質問項目の追加や削除、回答方法の選択など自由にカスタマイズできるので、活用シーンに合わせて作成してみてくださいね！
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下図の赤枠をそれぞれクリックし、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映されているかプレビューで確認してみてくださいね！
内容に誤りがあったり修正したい項目があれば、前画面に戻って修正してください。
作成したページが問題なければ、テスト操作用にサンプル値を入力します。
今回は、下記のような内容で入力しました！
※ここでは「取得した値」を手入力していますが、実際にフローを稼働させてフォームの運用を開始した際には、フォームの回答データが「取得した値」にアウトプットとして反映されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートの書類作成設定
1.設定項目の選択
下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、書類の雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報にはステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。
Google スプレッドシートの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図のような内容で雛形を作成しました！
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となり、フォームの回答データを引用できるようになります。置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してくださいね。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
次に、出来上がった請求書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
※ここで一旦Google Driveに自動作成した請求書を格納した後、後続のフロー設定時にOneDriveに書類をアップロードする流れになります。
今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を設定してください。
- スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。先ほど作成した、Google スプレッドシートの雛形を候補から選択しましょう。
- 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先となるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
- 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、アウトプットを活用しながら自由に設定してみてくださいね！
※アウトプットを使用した部分は、フォームの回答データを引用することができます。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答データに置換えて書類を作成するように設定していきます。
下図のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「置換後の文字列」に適切な値を設定してください。
今回は、下図のように置換後の文字列を設定しました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映しているか確認してみましょう。
下図のようにデータが反映された書類が作成されていれば、OKです！
指定したGoogle Driveのフォルダに、設定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみましょう。
下図の赤枠のように、設定したとおりに保存できていました！
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を選択し、次のステップに進みましょう。
ステップ5：OneDriveへファイルをアップロードする設定
1.設定項目の選択
最後に、OneDriveに自動作成した書類をアップロードする設定です。
下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報にはステップ1で連携した内容が入力されています。
アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、「次へ」をクリックして進みましょう！
3.API接続設定
ここでは、ステップ4で作成した請求書をOneDriveへアップロードする設定を行います。
まだOneDriveのアップロード先を準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう！
今回は、下図赤枠のようなテスト用フォルダを用意しました。
OneDriveの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
- ドライブID：入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveに紐づいた候補が表示されます。作成した請求書を格納するOneDriveのドライブIDを選択してください。
- 格納先フォルダのアイテムID：こちらも先ほど同様に、格納先となるOneDriveフォルダのアイテムIDを候補から選択してください。
- ファイル名：ステップ4で作成した書類のファイル名がデフォルトで入っています。任意のファイル名に変更可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
- ファイル：こちらも、ステップ4で作成したファイルがデフォルトで設定されています。先ほど自動作成した請求書をOneDriveにアップロードするため、こちらの設定は変更せず、そのままでOKです！
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したOneDriveのフォルダに、自動作成した請求書がアップロードされているはずなので、確認してみましょう。
下図赤枠のように、書類がアップロードされていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると下図のようなメニューが表示されるので「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみましょう！
請求書作成を自動作成するその他の業務自動化例
請求書の自動作成は、今回ご紹介した以外にも様々なツールと連携し、業務フローの自動化に活かすことができます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介するので、日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてみてくださいね！
書類作成機能を使った便利な自動化例
フォームのデータを引用して請求書を自動作成する以外にも、様々なデータベースやCRMサービスの情報などを用いて作成することも可能です。作成した書類は、クラウドストレージに格納したり、メールに添付して送付することもできますよ！
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽にお試しください。
■概要
毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書取得や、所定のフォルダへの保存作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが各サービスにログインして請求書を取得し、自動でGoogle Driveに保存するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のクラウドサービスを利用しており、毎月の請求書管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- 請求書の取得漏れや保存ミスを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えているバックオフィス責任者の方
- RPAを活用し、Webサイトからの情報取得やファイル保存を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- RPAが請求書取得から保存までを代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるダウンロード忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書を取得したいサービス名や対象月などを入力する項目を作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、各クラウドサービスにログイン後、請求書をダウンロードするまでの一連の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAが取得した請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、請求書取得に必要なサービス名、ID、パスワード、対象年月など、管理しやすいように入力項目を任意で設定してください。
- RPA機能では、請求書を取得したい各クラウドサービスのログインページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを操作内容に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
■概要
このワークフローでは、Salesforceの商談オブジェクトが特定のステータスに更新された際に、請求書を自動で発行し、Outlookを通じて送信することが可能です。この自動化により、シームレスなデータ移行と通知を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して営業活動を行っている営業担当者の方
- 請求書発行業務を手作業で行っており、効率化を図りたい経理担当者の方
- 営業プロセスと請求業務を連携させ、自動化を推進したいチームリーダーの方
- 業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを導入検討中の企業の方
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上
・Salesforceのステータス更新に連動して請求書の発行と送信が自動化されるため、手作業の手間が削減されます。 - ミスの防止
・手動での請求書作成や送信時のヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現します。 - リアルタイムな対応
・商談の進行に合わせて自動で請求書が発行されるため、顧客対応のスピードが向上します。 - 一元管理
・SalesforceとOutlookの連携により、請求業務の進捗を一元管理でき、業務全体の見える化が図れます。
■概要
Notionデータベースの情報で請求書を作成しメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに請求情報の詳細を登録している方
・取引先企業の情報を登録している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・帳票の雛形の作成に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは取引に関連するあらゆる情報の一元管理に活用できるツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力し帳票作成を行うのは、人的ミスの発生を助長する可能性があります。
正確な情報で帳票を作成し取引先企業からの信頼を得たいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionの情報を自動でGoogle スプレッドシートの雛形に追加して請求書を作成しメールで送付します。
引用した情報で帳票の作成を行うため、手作業によるヒューマンエラーの発生を回避し、情報の精度を保ちます。
正確な内容の帳票を素早く発行することができるため、顧客満足度向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要HubSpotで管理している顧客情報をもとに、都度請求書を作成してメールで送付する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。情報の転記ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページからワンクリックで請求書の作成とGmailでの送付を自動化できるため、こうした手作業による課題を解消し、営業活動に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotを利用して顧客管理や請求書発行を行っている営業担当者の方
- 請求書の作成から送付までのプロセスを効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業による請求業務でのミスを減らし、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面を起点に請求書の作成から送付までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 情報の転記や宛先設定などを自動化することで、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタ-クト詳細ページからフローを起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ依頼する」を設定し、請求内容の入力や確認を促す依頼フォームを送信します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を設定し、入力された情報をもとに請求書を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して顧客に自動で送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 書類発行のオペレーションでは、ご利用中のGoogle スプレッドシートなどを雛形として任意に設定でき、請求書の項目には固定のテキストやHubSpotから取得した顧客情報などを変数として埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文にも固定のテキストや顧客名・請求金額といった変数を活用した、個別の内容にカスタムすることが可能です。
■注意事項- HubSpot、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■概要
毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書取得や、所定のフォルダへの保存作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが各サービスにログインして請求書を取得し、自動でGoogle Driveに保存するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のクラウドサービスを利用しており、毎月の請求書管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- 請求書の取得漏れや保存ミスを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えているバックオフィス責任者の方
- RPAを活用し、Webサイトからの情報取得やファイル保存を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- RPAが請求書取得から保存までを代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるダウンロード忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書を取得したいサービス名や対象月などを入力する項目を作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、各クラウドサービスにログイン後、請求書をダウンロードするまでの一連の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAが取得した請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、請求書取得に必要なサービス名、ID、パスワード、対象年月など、管理しやすいように入力項目を任意で設定してください。
- RPA機能では、請求書を取得したい各クラウドサービスのログインページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを操作内容に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
■概要
このワークフローでは、Salesforceの商談オブジェクトが特定のステータスに更新された際に、請求書を自動で発行し、Outlookを通じて送信することが可能です。この自動化により、シームレスなデータ移行と通知を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して営業活動を行っている営業担当者の方
- 請求書発行業務を手作業で行っており、効率化を図りたい経理担当者の方
- 営業プロセスと請求業務を連携させ、自動化を推進したいチームリーダーの方
- 業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを導入検討中の企業の方
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上
・Salesforceのステータス更新に連動して請求書の発行と送信が自動化されるため、手作業の手間が削減されます。 - ミスの防止
・手動での請求書作成や送信時のヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現します。 - リアルタイムな対応
・商談の進行に合わせて自動で請求書が発行されるため、顧客対応のスピードが向上します。 - 一元管理
・SalesforceとOutlookの連携により、請求業務の進捗を一元管理でき、業務全体の見える化が図れます。
■概要
Notionデータベースの情報で請求書を作成しメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに請求情報の詳細を登録している方
・取引先企業の情報を登録している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・帳票の雛形の作成に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは取引に関連するあらゆる情報の一元管理に活用できるツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力し帳票作成を行うのは、人的ミスの発生を助長する可能性があります。
正確な情報で帳票を作成し取引先企業からの信頼を得たいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionの情報を自動でGoogle スプレッドシートの雛形に追加して請求書を作成しメールで送付します。
引用した情報で帳票の作成を行うため、手作業によるヒューマンエラーの発生を回避し、情報の精度を保ちます。
正確な内容の帳票を素早く発行することができるため、顧客満足度向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを利用して顧客管理や請求書発行を行っている営業担当者の方
- 請求書の作成から送付までのプロセスを効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業による請求業務でのミスを減らし、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面を起点に請求書の作成から送付までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 情報の転記や宛先設定などを自動化することで、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタ-クト詳細ページからフローを起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ依頼する」を設定し、請求内容の入力や確認を促す依頼フォームを送信します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を設定し、入力された情報をもとに請求書を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して顧客に自動で送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行のオペレーションでは、ご利用中のGoogle スプレッドシートなどを雛形として任意に設定でき、請求書の項目には固定のテキストやHubSpotから取得した顧客情報などを変数として埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文にも固定のテキストや顧客名・請求金額といった変数を活用した、個別の内容にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
まとめ
いかがでしたか？請求書作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記、計算といった作業の手間を大幅に削減しつつ、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるでしょう。これにより、経理担当者や営業担当者は、請求書発行にかかる時間を他の重要な業務に充てられるようになり、組織全体の業務効率の向上に期待できます。
Yoomを使えば、便利な自動化がプログラミング不要で実現可能！
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率化の第一歩として、まずは本記事を参考に、請求書の自動作成から試してみてはいかがでしょうか。自動化によって日々の業務がどれだけラクに、効率的になるか、ぜひ体験してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
