メールツールで受信した情報をもとに請求書を自動作成する
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで特定のメールを受信した際に、その内容から請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスに保存する</span>ことも可能です。
メールで届く依頼内容に基づいた請求書をタイムリーに発行できるため、より迅速な対応を実現できるでしょう。
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「毎回同じような情報を手入力するのが面倒…」
「入力ミスや計算ミスがないか不安…」
請求書作成業務において、このような悩みを抱えていませんか？特に、月末や月初は請求書発行が集中し、大きな負担となりがちですよね…
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">フォームへの入力やメールの受信、データベースの更新などをきっかけに、必要な情報が反映された請求書が自動で作成され、指定の場所に保存される仕組み</span>です。
請求書作成から保存までを自動化することで、請求書作成業務にかかる時間や手間を大幅に削減し、空いたリソースを他のコアな業務に充てることができます。
また、自動化によって入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防止できるのも、メリットですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできる方法です。最後までチェックして、請求書作成業務をもっと楽にする参考にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームの入力内容をもとに、請求書を自動作成する業務フローを自動化するテンプレート</span>がすでに用意されています。
説明を読む前に、「とにかくまずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、請求書作成を自動化するテンプレートを紹介します！これらの自動化により、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、請求書発行プロセス全体の効率化が図れるでしょう。気になるテンプレートがあれば、クリックして気軽に試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Google フォームなどの入力フォームが送信された際に、その回答データを使って請求書を自動作成し、指定のストレージサービスに格納する</span>ことができます。
たとえば、注文フォームなどと連携することで、注文内容に基づいた請求書の発行を自動的に行えるようになります。請求書の作成に自動化を取り入れることで、請求書発行業務の迅速化のみならず、入力ミスなどの人為的ミスを削減し、正確な請求書作成をサポートします。
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで特定のメールを受信した際に、その内容から請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスに保存する</span>ことも可能です。
メールで届く依頼内容に基づいた請求書をタイムリーに発行できるため、より迅速な対応を実現できるでしょう。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのようなデータベースに新しいデータが追加されたタイミングで、その情報を基に請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスにアップロードする</span>こともできます。
顧客管理や案件管理データなどと連動した請求書発行が実現でき、請求書作成を効率化するのみならず、データ管理の効率アップにも期待できます。
今回は代表的な例として、「フォームに入力された情報をもとに、請求書を自動で作成してOneDriveに保存する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成手順は大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomと使用するそれぞれのアプリを連携し、Yoom上で操作が行えるようにしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませて連携しておくと、フローの設定がスムーズに行えますよ！
Yoomにログインしたら画面左側のマイアプリを押し、右に表示される新規接続というボタンをクリックしてください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、アプリ一覧に表示されるGoogle スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてくださいね！
3.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので、「続行」を選択しましょう。
※アクセス権限の付与がまだの場合は、「すべて許可」にしてから「続行」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たら連携完了です！
OneDriveのマイアプリ登録
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、Yoomとの連携に失敗する可能性があるので、ご注意ください。
1.検索する
先ほどと同様に検索ボックスにOneDriveと入力し、OneDriveのアイコンをクリックします。
2.アカウント選択
Yoomと連携したいアカウントを選択してください。
アカウントを選択すると画面が遷移するので、パスワードを入力しサインインしましょう。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートが用意されているので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
他にも、以下の手順でもテンプレートをコピーすることができますよ！
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下図のようにお使いのYoom画面にテンプレートがコピーされるので、「OK」を押して設定を進める
1.設定項目の選択
記念すべき最初の設定です！
まずはフォームの設定から行います。下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.フォームの作成
質問項目の追加や削除、回答方法の選択など自由にカスタマイズできるので、活用シーンに合わせて作成してみてくださいね！
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下図の赤枠をそれぞれクリックし、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映されているかプレビューで確認してみてくださいね！
内容に誤りがあったり修正したい項目があれば、前画面に戻って修正してください。
作成したページが問題なければ、テスト操作用にサンプル値を入力します。
今回は、下記のような内容で入力しました！
※ここでは「取得した値」を手入力していますが、実際にフローを稼働させてフォームの運用を開始した際には、フォームの回答データが「取得した値」にアウトプットとして反映されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
1.設定項目の選択
下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、書類の雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報にはステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。
Google スプレッドシートの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図のような内容で雛形を作成しました！
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となり、フォームの回答データを引用できるようになります。置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してくださいね。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
次に、出来上がった請求書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
※ここで一旦Google Driveに自動作成した請求書を格納した後、後続のフロー設定時にOneDriveに書類をアップロードする流れになります。
今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を設定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答データに置換えて書類を作成するように設定していきます。
下図のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「置換後の文字列」に適切な値を設定してください。
今回は、下図のように置換後の文字列を設定しました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映しているか確認してみましょう。
下図のようにデータが反映された書類が作成されていれば、OKです！
指定したGoogle Driveのフォルダに、設定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみましょう。
下図の赤枠のように、設定したとおりに保存できていました！
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を選択し、次のステップに進みましょう。
1.設定項目の選択
最後に、OneDriveに自動作成した書類をアップロードする設定です。
下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報にはステップ1で連携した内容が入力されています。
アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、「次へ」をクリックして進みましょう！
3.API接続設定
ここでは、ステップ4で作成した請求書をOneDriveへアップロードする設定を行います。
まだOneDriveのアップロード先を準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう！
今回は、下図赤枠のようなテスト用フォルダを用意しました。
OneDriveの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したOneDriveのフォルダに、自動作成した請求書がアップロードされているはずなので、確認してみましょう。
下図赤枠のように、書類がアップロードされていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です！
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると下図のようなメニューが表示されるので「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみましょう！
請求書の自動作成は、今回ご紹介した以外にも様々なツールと連携し、業務フローの自動化に活かすことができます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介するので、日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてみてくださいね！
フォームのデータを引用して請求書を自動作成する以外にも、様々なデータベースやCRMサービスの情報などを用いて作成することも可能です。作成した書類は、クラウドストレージに格納したり、メールに添付して送付することもできますよ！
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽にお試しください。
いかがでしたか？請求書作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記、計算といった作業の手間を大幅に削減しつつ、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるでしょう。これにより、経理担当者や営業担当者は、請求書発行にかかる時間を他の重要な業務に充てられるようになり、組織全体の業務効率の向上に期待できます。
Yoomを使えば、便利な自動化がプログラミング不要で実現可能！
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率化の第一歩として、まずは本記事を参考に、請求書の自動作成から試してみてはいかがでしょうか。自動化によって日々の業務がどれだけラクに、効率的になるか、ぜひ体験してみてください。
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