「毎回同じような情報を手入力するのが面倒…」
「入力ミスや計算ミスがないか不安…」
請求書作成業務において、このような悩みを抱えていませんか？特に、月末や月初は請求書発行が集中し、大きな負担となりがちですよね…
そこで便利なのが、フォームへの入力やメールの受信、データベースの更新などをきっかけに、必要な情報が反映された請求書が自動で作成され、指定の場所に保存される仕組み です。
請求書作成から保存までを自動化することで、請求書作成業務にかかる時間や手間を大幅に削減し、空いたリソースを他のコアな業務に充てることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコード で誰でも簡単にできる方法です。最後までチェックして、請求書作成業務をもっと楽にする参考にしてみてください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの入力内容をもとに、請求書を自動作成する業務フローを自動化するテンプレート がすでに用意されています。
フォームの情報をもとに、請求書を作成してOneDriveに保存する
試してみる
請求書作成を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、請求書作成を自動化するテンプレートを紹介します！これらの自動化により、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、請求書発行プロセス全体の効率化が図れるでしょう。気になるテンプレートがあれば、クリックして気軽に試してみてくださいね！
フォームで受け付けた情報をもとに請求書を自動作成する
Google フォームなどの入力フォームが送信された際に、その回答データを使って請求書を自動作成し、指定のストレージサービスに格納する ことができます。
フォームの情報をもとに、請求書を作成してOneDriveに保存する
試してみる
メールツールで受信した情報をもとに請求書を自動作成する
GmailやOutlookなどのメールツールで特定のメールを受信した際に、その内容から請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスに保存する ことも可能です。
Gmailで受信したメールをもとに、請求書を作成してBoxに保存する
試してみる
データベースのデータをもとに請求書を自動作成する
Google スプレッドシートのようなデータベースに新しいデータが追加されたタイミングで、その情報を基に請求書を自動で作成し、指定のストレージサービスにアップロードする こともできます。
Google スプレッドシートにデータが追加されたら、請求書を作成してDropboxに保存する
試してみる
フォーム入力から請求書を自動作成するフローを作ってみよう
今回は代表的な例として、「フォームに入力された情報をもとに、請求書を自動で作成してOneDriveに保存する 」フローの作成手順を解説していきます！Yoom を使用してノーコード で設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローの作成手順は大きく分けて以下の通りです。
Google スプレッドシートとOneDriveをマイアプリ登録
テンプレートをコピーする
フォームのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONに設定して動作確認
フォームの情報をもとに、請求書を作成してOneDriveに保存する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとOneDriveをマイアプリ登録
ここでは、Yoomと使用するそれぞれのアプリを連携し、Yoom上で操作が行えるようにしていきます。
Yoomにログインしたら画面左側のマイアプリを押し、右に表示される新規接続というボタンをクリックしてください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
1.検索する 検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、アプリ一覧に表示されるGoogle スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択 Yoomと連携したいアカウントを選択します。
3.追加アクセスの選択 Yoomが信頼できることの確認が求められるので、「続行」を選択しましょう。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たら連携完了です！
OneDriveのマイアプリ登録
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、Yoomとの連携に失敗する 可能性があるので、ご注意ください。
1.検索する 先ほどと同様に
2.アカウント選択
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
フォームの情報をもとに、請求書を作成してOneDriveに保存する
試してみる
他にも、以下の手順でもテンプレートをコピーすることができますよ！
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：フォームのトリガー設定
1.設定項目の選択 記念すべき最初の設定です！
2.フォームの作成 質問項目の追加や削除、回答方法の選択など自由にカスタマイズできるので、活用シーンに合わせて作成してみてくださいね！
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
作成したページが問題なければ、テスト操作用にサンプル値を入力します。
今回は、下記のような内容で入力しました！
※アウトプットとは？ アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら をご参照ください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートの書類作成設定
1.設定項目の選択 下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.書類の連携 ここでは、書類の雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
Google スプレッドシートの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となり、フォームの回答データを引用できるようになります。置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してくださいね。ヘルプページ をご覧ください。
次に、出来上がった請求書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。先ほど作成した、Google スプレッドシートの雛形を候補から選択しましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先となるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、アウトプットを活用しながら自由に設定してみてくださいね！
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
今回は、下図のように置換後の文字列を設定しました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
指定したGoogle Driveのフォルダに、設定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみましょう。
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を選択し、次のステップに進みましょう。
ステップ5：OneDriveへファイルをアップロードする設定
1.設定項目の選択 最後に、OneDriveに自動作成した書類をアップロードする設定です。
2.連携アカウントとアクションを選択
3.API接続設定
今回は、下図赤枠のようなテスト用フォルダを用意しました。
OneDriveの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
ドライブID：入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveに紐づいた候補が表示されます。作成した請求書を格納するOneDriveのドライブIDを選択してください。
格納先フォルダのアイテムID：こちらも先ほど同様に、格納先となるOneDriveフォルダのアイテムIDを候補から選択してください。
ファイル名：ステップ4で作成した書類のファイル名がデフォルトで入っています。任意のファイル名に変更可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
ファイル：こちらも、ステップ4で作成したファイルがデフォルトで設定されています。先ほど自動作成した請求書をOneDriveにアップロードするため、こちらの設定は変更せず、そのままでOKです！
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
請求書作成を自動作成するその他の業務自動化例
請求書の自動作成は、今回ご紹介した以外にも様々なツールと連携し、業務フローの自動化に活かすことができます。
書類作成機能を使った便利な自動化例
フォームのデータを引用して請求書を自動作成する以外にも、様々なデータベースやCRMサービスの情報などを用いて作成することも可能です。作成した書類は、クラウドストレージに格納したり、メールに添付して送付することもできますよ！
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
試してみる
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する
試してみる
Notionデータベースの情報で請求書を作成しメールを送信する
試してみる
Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しOutlookで送信する
試してみる
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
まとめ
いかがでしたか？請求書作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記、計算といった作業の手間を大幅に削減しつつ、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるでしょう。これにより、経理担当者や営業担当者は、請求書発行にかかる時間を他の重要な業務に充てられるようになり、組織全体の業務効率の向上に期待できます。
Yoomを使えば、便利な自動化がプログラミング不要 で実現可能！
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に 。
業務効率化の第一歩として、まずは本記事を参考に、請求書の自動作成から試してみてはいかがでしょうか。自動化によって日々の業務がどれだけラクに、効率的になるか、ぜひ体験してみてください。
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