Gmailで受信したメールをもとに、請求書を作成してBoxに保存する

■概要

Gmailで受信したメールを確認し、その内容に基づいて請求書を作成し、Boxへ保存するという一連の作業は、手間がかかりヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、AIが情報を抽出し、請求書発行からBoxへの保存までを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する注文メールなどから請求書を手作業で作成している経理担当者の方
• 請求書作成とBoxへのファイル保存作業に多くの時間を費やしている営業事務の方
• 手作業による請求処理のミスを減らし、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信から請求書作成、Boxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記や確認作業が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Googleスプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書PDFを作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書PDFを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、請求関連のメールなどを特定するために、任意のラベルを指定してください。これにより、特定のメールのみを処理対象とすることができます。
• AI機能によるデータ抽出設定では、請求書作成に必要な項目（例：会社名、金額、商品名、日付など）を正確に抽出できるよう、抽出したい情報の種類を選択し、固定値や他のアクションで取得したアウトプットを組み合わせて、抽出対象のテキストや抽出項目を具体的に指定してください。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前にGoogleスプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの請求書雛形ファイルを使用することで、自社のフォーマットに合わせた請求書を自動で作成できます。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携してください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924