■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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