クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする

■概要

毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書取得や、所定のフォルダへの保存作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが各サービスにログインして請求書を取得し、自動でGoogle Driveに保存するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のクラウドサービスを利用しており、毎月の請求書管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
• 請求書の取得漏れや保存ミスを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えているバックオフィス責任者の方
• RPAを活用し、Webサイトからの情報取得やファイル保存を自動化したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• RPAが請求書取得から保存までを代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるダウンロード忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書を取得したいサービス名や対象月などを入力する項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、各クラウドサービスにログイン後、請求書をダウンロードするまでの一連の操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAが取得した請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、請求書取得に必要なサービス名、ID、パスワード、対象年月など、管理しやすいように入力項目を任意で設定してください。
• RPA機能では、請求書を取得したい各クラウドサービスのログインページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを操作内容に合わせて設定してください。

■注意事項

• Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。