■概要
Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手作業で請求書を作成し、Dropboxに保存する作業は時間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のツールを日常的に利用している場合、データ入力やファイル管理の手間は業務効率を低下させる一因となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーとして、請求書の自動作成からDropboxへの保存までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用し、請求書発行業務を行っている経理担当者の方
- 手作業による請求書作成とファイル保存に時間と手間を感じている営業担当者の方
- 請求業務のヒューマンエラーを減らし、業務効率を向上させたいと考えている小規模事業主の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにデータが追加されると、請求書が自動で作成されDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや請求書の作成漏れ、保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されたことを検知してフローが起動します。
- 3.続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、追加された行のデータに基づいて請求書を作成します。
- 4.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用することで、請求書だけでなく、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成できます。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、Google スプレッドシートから取得したデータ（例えば、取引先名や請求日など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。これにより、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなど、より柔軟なファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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