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「毎月の請求書発行、Google スプレッドシートで管理しているけど、発行漏れや送付忘れが怖い…」
「支払い期日が近づいた顧客へのリマインドメール、毎回手作業で送るのが本当に手間…」
このように、Google スプレッドシートを用いた請求管理や催促業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、Google スプレッドシートの情報を基に請求書を自動で作成・送付できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、売上分析や資金繰り計画といった、より戦略的な経理業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはスプレッドシートの情報を基に請求書を自動でメール送付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、請求書をメールで自動送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとGoogle スプレッドシートを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビを参考にして、Google スプレッドシートのマイアプリ連携を行なってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、請求書をメールで送付する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、請求書を管理しているシートを用意してください。
シートには、請求書に記載する内容（列）を設定します。
また、列内に「ステータス」を追加してください。
このように設定しておくことで、ステータスが「未請求」の行だけを取得し、その後の設定で請求書を発行できます。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は上記のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:P」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「未請求」のレコードを取得するように設定します。
テストボタンをクリックします。
条件に合致したレコードが取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
ここでは、Google スプレッドシートで請求書を自動生成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。
まずは、「書類を発行する」の設定方法を参考にして、雛形書類を事前に作成しましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、先ほど作成した書類の雛形を選択しましょう。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで指定したフォルダに書類が保存されます。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように、コマンドオペレーション設定で取得した値を引用しましょう。
※直接入力した場合は、固定値として設定されます。
次の画面で、置換条件を設定していきます。
設定方法をご確認のうえ、赤枠の「置換条件の取得」をクリックしましょう。
クリックすると、「置換対象の文字列」が表示されます。
※「置換対象の文字列」が正しく表示されない場合は、一度フローボット画面に戻り、以下の手順に沿って設定を行ってください。
「置換対象の文字列」が正しく表示されたら、「置換後の文字列」に該当する値を設定していきます。
下図のように、コマンドオペレーション設定で取得した値を該当する項目に設定してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が保存されます。
ここで、ダウンロードボタンをクリックし、発行された書類を確認してみましょう。
無事に書類が発行されました。
※なお、ここで発行される書類はGoogle スプレッドシートの設定で取得した一番上のレコードのみ書類が発行されます。
実際にフローを起動させると、Google スプレッドシートの設定で取得したレコードすべての書類が発行されるので、ご安心ください。
確認ができたら、Yoomの画面で「完了」をクリックしてください！
最後の設定です！
ここでは、発行した請求書をメールで送信する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、「メールの設定」をします。
アプリは変更せず、このままで大丈夫です。
続いて、「メールの内容」を設定します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
宛先や本文に間違いがないかをしっかりと確認し、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されるので「完了」をクリックしてください！
先ほど設定したメールアドレスに送信されたか確認してみましょう。
送信されましたね！
※なお、ここではGoogle スプレッドシートの設定で取得した一番上のレコードの書類が発行されます。
実際にフローを起動させると、繰り返し処理を用いて、Google スプレッドシートの設定で取得したレコードの書類を発行しメール送信まで行います。
以上で、フローボットの完成です。お疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなときにフローを起動できます。
Google スプレッドシートを活用した請求書発行やリマインダー送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書の発行やリマインドメールの送信といった手間を削減し、送付漏れや催促忘れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は毎月の煩雑な定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：請求書を送った後、ステータスを自動で「請求済」にできますか？
A：
はい、可能です。
フローボットの最後にGoogle スプレッドシートの「行を更新」オペレーションを追加し、該当する行のステータス列を「請求済」に更新するよう設定してください。
これにより、請求書を送信したタイミングで自動的にステータスが更新されます。
Q：この仕組みは、見積書や領収書の発行にも応用できますか？
A：
はい、今回のフローボットでは請求書を発行しましたが、見積書や領収書の発行も実現可能です。
見積書を発行したい場合、見積書を発行するために必要な情報が記載されたGoogle スプレッドシートと、見積書の雛形書類を用意することで対応できます。
Q：データ不備などで処理が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
処理が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
