■概要
Google スプレッドシートで請求情報を管理していても、請求書の発行や関係者への共有は手作業というケースは少なくありません。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新された際Googleドキュメントで請求書が自動で発行され、Slackへ通知されるため請求業務を正確かつ効率的に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの請求管理から発行、通知までを手作業で行っている方
- 請求書発行の際の入力ミスや、関係者への共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 毎月の定型的な請求業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新だけで請求書発行から通知までが完結するため、これまで手作業で行っていたデータ転記やファイル送付の手間を省き、時間を短縮できます。
- 手作業による請求書の作成や通知業務が自動化されることで、金額の入力ミスや宛先の間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件（例：ステータス列が「発行」になったら）に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を元に請求書を自動で生成します。
- オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、生成された請求書ファイルを指定のチャンネルや担当者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブルの範囲、更新を検知したい特定の列などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、請求書を発行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Googleドキュメントのアクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で設定可能です。通知本文には、スプレッドシートから取得した顧客名や金額を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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