Google スプレッドシートで行が更新されたら、請求書を発行してGoogle Driveに保存する

■概要

Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、行が更新されるたびに手動で請求書を作成し、保存する作業に手間を感じていませんか？このような定型業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートを用いて、行の更新をトリガーとして請求書の発行からGoogle Driveへの保存までを自動化し、請求書発行業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートを用いて請求書発行業務を行っている経理担当者の方
Google スプレッドシートの請求管理データベースと雛形をinvoice generatorとして活用し、手作業をなくしたいと考えている方
請求書発行から保存までの一連の流れを自動化し、業務の属人化を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの更新だけで請求書が自動発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による転記が不要になるため、金額の入力間違いや請求漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでYoomの書類発行機能を選択し、「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、請求書の雛形とスプレッドシートのデータを紐付けます。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、発行済みであるステータスなどを書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートやシートをIDで指定してください。
書類発行のオペレーションでは、ご利用の請求書雛形に、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込む箇所を任意で設定できます。
発行する請求書のファイル名や、Google Drive内の保存先フォルダも自由に設定可能です。

■注意事項

Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。

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