【簡単設定】Salesforceのデータで契約書を自動で作成する方法

Salesforceの取引先情報から契約書を自動で作成する

任意の取引先情報のページからフローを起動することで契約書を自動作成することもできます。
‍こちらも契約書を送信・格納可能となります。

Salesforceのデータで契約書を自動作成するフローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にSalesforceを活用したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceを活用したフローの作成を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はSalesforceの取引先オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しTelegramに通知するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• SalesforceとTelegram、Google ドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定およびTelegram、Google ドキュメントのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：SalesforceとTelegram、Google ドキュメントをマイアプリ連携

【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

【事前準備 Telegram】
Telegramのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
事前に @BotFather を検索し、/newbot コマンドを実行してボットを作成することで発行できます。
詳細な発行方法はこちらを参考にしてください。

【事前準備 Google ドキュメント】
このフローは、情報を基にGoogle ドキュメントで契約書を作成するため、Google ドキュメントの解約書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

‍

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

【Telegramの場合】
Telegramを選択できたら、あらかじめコピーしたアクセストークンを登録します。
アカウント名の項目は任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。

【Googleスプレッドシートの場合】
Googleスプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Salesforceで取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてみましょう！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

2) アクションは「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

‍

入力できたらテストをクリックします。

テストが成功したら「保存」します。

ステップ4：Salesforceのレコードを取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認し、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックします。

3)ここでは、データベースから該当するレコードを絞り込みたいので、「取引先ID　等しい　取引先ID」となるように先ほど取得したSalesforceのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ5：契約書を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。

アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはSalesforceのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。

‍

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

‍

ステップ6：Telegramに通知するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メッセージを送信する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メッセージを送信する」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)チャットID入力します。
チャットIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

‍

また、メッセージ内容にも同様にアウトプットから情報を選択することができます。
文章に挿入して活用してください。

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

‍

これで【Salesforceの取引先オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しTelegramに通知する】というフローが完成です。

‍

ステップ7：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Salesforceを使った自動化例

Yoomにはこの他にもSalesforceを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

今回紹介したような自動化を導入することで、契約書の作成が自動化できることに加え、作成した契約書を他のツールに送信したり、異なるデータベースに自動格納できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、契約業務のスピードアップが図れるかもしれません。また、作成した契約書の保管やチームでの共有もしやすくなるといったメリットも感じられるはずです！

なお、<span class="mark-yellow">Salesforceを使用した自動化は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！