Salesforceの取引先オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しTelegramに通知する

■概要

Salesforceに新しい取引先を登録した後、手作業で契約書を作成し、関係者に通知する業務は手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクが伴います。特に、スピーディーな対応が求められる場面では、これらの作業がボトルネックになることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの取引先登録を起点として、Googleドキュメントでの契約書発行とTelegramへの通知までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの顧客管理と契約書作成を、手作業で行っている営業や法務担当者の方
• 契約締結までのリードタイムを短縮し、業務の迅速化を図りたいと考えているチームリーダーの方
• 定型的な書類作成や通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの情報登録をトリガーに契約書発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、情報の転記ミスや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、TelegramをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された取引先の詳細情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、関係者へ契約書発行の完了を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
• Telegramでメッセージを送信するアクションでは、通知先となる任意のチャットIDを指定し、関係部署や担当者へ柔軟に通知を送ることができます。

■注意事項

• ‍‍Salesforce、Google ドキュメント、TelegramとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。