Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Salesforce上の取引先情報を基に、手作業で契約書を作成し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceの情報から契約書を自動で発行し、Microsoft Teamsへ通知するまでの流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで顧客管理を行い、手作業で契約書を作成している営業担当者の方
• 契約書の作成からMicrosoft Teamsでの社内共有までを効率化したい法務担当の方
• SalesforceとMicrosoft Teamsを活用し、業務の抜け漏れをなくしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの情報をもとに契約書発行から通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、取引先情報の入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの取引先ページからフローボットを起動できるように設定します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元の取引先情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した取引先情報を差し込んで契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、発行した契約書ファイルと共に指定のチャネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成した任意の契約書雛形ファイルを指定して、書類を発行することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意のものに変更でき、メッセージ本文も固定テキストだけでなく、Salesforceから取得した取引先名などを組み込めます。

■注意事項‍

• Salesforce、Google ドキュメント、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。