Salesforceに取引先オブジェクトが登録されたら契約書を発行し、Microsoft Excelに追加する

■概要

Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、手作業で契約書を作成し、管理用のMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの取引先登録を起点として、契約書の自動発行からMicrosoft Excelへの情報追加までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの取引先情報をもとに、手作業で契約書作成や転記を行っている営業担当者の方
• 契約締結プロセスにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
• SalesforceとMicrosoft Excelを連携させて、定型業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの登録から契約書発行、Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による情報の転記作業がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google ドキュメント、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された取引先の詳細情報を取得します。
4. さらに、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で発行します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、発行した契約書の情報を指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルやシート、各列に対応する前段で取得したデータなどを指定します。固定値を入力することも可能です。

■注意事項‍

• Salesforce、Google ドキュメント、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。