■概要
Salesforceの取引先情報をもとに契約書を作成し、完成した書類をNotionに格納する一連の作業は、正確性が求められる一方で手間がかかるのではないでしょうか。各ツールを手作業で操作していると、情報の転記ミスや管理漏れが発生し、業務のボトルネックになることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の操作を起点に、契約書の発行からNotionへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの取引先情報をもとに、手作業で契約書を作成している営業担当者の方
- 作成した契約書をNotionで管理しており、手動でのアップロード作業に手間を感じている方
- SalesforceとNotionを連携させ、契約管理業務の効率化を目指す情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの情報を基に契約書が自動で発行されNotionに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記やファイルの添付作業が不要になるため、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google ドキュメント、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの取引先ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元の取引先情報を取得します。
- その次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとに契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、発行した契約書と関連情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
- Notionへのレコード追加設定では、情報を追加したいデータベースIDを指定し、前工程で取得した情報（アウトプット）をNotionのレコードにマッピングして、追加する内容をカスタムしてください。
■注意事項
- Salesforce、Google ドキュメント、NotionとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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