「OneDriveにファイルをアップロードするたびに、手作業で共有リンクを作成して関係者に連絡するのが面倒…」
「リンクの作成忘れや共有ミスが発生してしまい、業務に支障が出ることがある…」
このように、OneDriveでのファイル共有時の手作業に手間やリスクを感じていませんか？
もしOneDriveにファイルをアップロードするだけで共有リンクが自動作成され、関係者に通知される仕組みがあればこれらの悩みから解放されるでしょう。
これにより、ファイル管理や情報共有の正確性とスピードを向上させ、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
OneDriveで共有リンクを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの共有は便利な反面、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までを自動化し、ファイル共有に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで共有リンクを作成し、Slackで通知する作業を手動で行っている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを効率化し、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後、OneDriveの共有リンク作成から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスやSlackへの通知漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、新規作成の場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルのリンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は任意に設定することが可能です。通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveの共有リンク作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー、分岐設定、OneDriveとSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの共有は便利な反面、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までを自動化し、ファイル共有に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで共有リンクを作成し、Slackで通知する作業を手動で行っている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを効率化し、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後、OneDriveの共有リンク作成から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスやSlackへの通知漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、新規作成の場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルのリンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は任意に設定することが可能です。通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
ステップ1：OneDriveとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
OneDriveとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Slackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの共有は便利な反面、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までを自動化し、ファイル共有に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで共有リンクを作成し、Slackで通知する作業を手動で行っている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを効率化し、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後、OneDriveの共有リンク作成から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスやSlackへの通知漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、新規作成の場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルのリンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は任意に設定することが可能です。通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
はじめに、OneDriveの特定フォルダ内にテスト用ファイルを格納しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどフォルダを用意したドライブIDを候補から選択しましょう。
最後に、ファイルを格納したフォルダIDを選択してください。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「報告書」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
