「OneDriveにファイルをアップロードするたびに、手作業で共有リンクを作成して関係者に連絡するのが面倒…」
「リンクの作成忘れや共有ミスが発生してしまい、業務に支障が出ることがある…」
このように、OneDriveでのファイル共有時の手作業に手間やリスクを感じていませんか？
もしOneDriveにファイルをアップロードするだけで共有リンクが自動作成され、関係者に通知される仕組みがあればこれらの悩みから解放されるでしょう。
これにより、ファイル管理や情報共有の正確性とスピードを向上させ、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
OneDriveで共有リンクを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの共有は便利な反面、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までを自動化し、ファイル共有に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで共有リンクを作成し、Slackで通知する作業を手動で行っている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを効率化し、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後、OneDriveの共有リンク作成から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスやSlackへの通知漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、新規作成の場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルのリンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は任意に設定することが可能です。通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveの共有リンク作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー、分岐設定、OneDriveとSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの共有は便利な反面、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までを自動化し、ファイル共有に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで共有リンクを作成し、Slackで通知する作業を手動で行っている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを効率化し、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後、OneDriveの共有リンク作成から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスやSlackへの通知漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、新規作成の場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルのリンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は任意に設定することが可能です。通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
ステップ1：OneDriveとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
OneDriveとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Slackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの共有は便利な反面、都度手動で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までを自動化し、ファイル共有に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで共有リンクを作成し、Slackで通知する作業を手動で行っている方
- チーム内でのファイル共有プロセスを効率化し、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後、OneDriveの共有リンク作成から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有リンクの作成ミスやSlackへの通知漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、新規作成の場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルのリンクを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は任意に設定することが可能です。通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
はじめに、OneDriveの特定フォルダ内にテスト用ファイルを格納しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどフォルダを用意したドライブIDを候補から選択しましょう。
最後に、ファイルを格納したフォルダIDを選択してください。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「報告書」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐設定
後続の処理に進むか否か判別する設定をするので、「分岐する」をクリック。
「分岐」の設定方法もご参照ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
まず分岐対象を指定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」
取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は、取得した値(作成日時)が「最終更新日時」の値と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のファイル情報が反映されます。
ステップ5：OneDriveのアクション設定
トリガーで取得したファイルの共有リンクを作成するので、「共有リンクを作成」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「共有リンクを作成」のまま「次へ」をクリックします。
まず、ステップ3と同じドライブIDを候補から選択しましょう。
フォルダ名またはファイル名・共有するフォルダまたはファイルのアイテムIDの欄には、OneDriveから取得した値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
次に、付与する権限とリンクの範囲を選択してください。
最後に任意でリンクの期限を入力し、親フォルダからのアクセス権を継承するか否か選択してテストしましょう。
※プルダウン選択や手動で入力した箇所は、今後このフローで追加される全ての共有リンクに適用されます。
成功したら保存してください。
該当ファイルの共有リンクが作成されました！
ステップ6：Slackのアクション設定
先ほど作成した共有リンクをSlackで通知するので、「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
Slackと連携して出来ることもご参照ください。
ステップ3・5と同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックします。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しましょう。
次に、投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
続けてメッセージを入力しましょう。OneDriveから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※メンションも可能です。
設定が完了したらテストしてください。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルへ実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
該当ファイルの共有リンクがSlackに通知されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、OneDriveにファイルがアップロードされたら共有リンクを作成してSlackに通知する方法でした！
OneDriveを使った自動化例
契約書の締結や経費精算の承認、ECサイトでの注文など、特定のイベントをきっかけにフォルダ作成やファイル転送を実行します。
また、格納されたファイルをAIで要約したり、OCRでデータを抽出して台帳へ記載したりすることも可能です。
高度な自動処理により手作業の工数を削減し、業務の正確性を向上させましょう。
Airtableでファイルがアップロードされたら、OneDriveに転送する
試してみる
■概要
AirtableとOneDriveを併用しているものの、ファイル管理に手間を感じていませんか？Airtableにアップロードしたファイルを都度手作業でOneDriveに転送するのは時間がかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、AirtableとOneDriveをスムーズに連携させ、レコードにファイルが追加された際に自動でファイルを転送します。面倒な手作業をなくし、ファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとOneDriveを併用し、ファイルの手動転送に手間を感じている方
- データベースとクラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、業務を効率化したい方
- Airtable上のファイルのバックアップや共有のプロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにファイルが追加されると自動でOneDriveへ転送されるため、これまで手作業で行っていたアップロードの時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送時に起こりやすい、アップロードのし忘れやファイル選択の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーとなったレコードからファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、監視対象のテーブルを任意で設定可能です。また、ファイルURLやファイル名などの情報を任意のフィールドから取得できます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダや、アップロード時のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Airtable、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してOneDriveに保存する
試してみる
■概要
Amazon Seller Centralで新しい注文が入るたびに、手作業で見積書を作成し、OneDriveに保存する作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Amazon Seller Centralで注文情報が作成されると、Google スプレッドシートのテンプレートを元に自動で見積書が作成され、OneDriveの指定フォルダに保存されます。これにより、定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中するための時間の確保に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon Seller Centralでの注文処理と見積書作成を効率化したいEC担当者の方
- 手作業による見積書作成やOneDriveへのファイル保存でミスを減らしたい方
- ECサイト運営に関わるバックオフィス業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 注文発生から見積書作成、保存までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による注文情報の転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAmazon Seller Centralを選択し、「注文情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの書類を発行機能で「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類を発行するオペレーションでは、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意に指定でき、注文者名や金額など、トリガーで取得した情報を書類の特定箇所に自動で反映させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダを自由に指定できます。また、ファイル名も「【見積書】注文ID_日付」のように、固定のテキストと注文情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- ビジネスオーナーや事業開発担当者
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
- DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、申請書類のPDFを一件ずつダウンロードし、手作業でOneDriveにアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、該当の申請書類PDFを自動でOneDriveにアップロードするため、面倒な手作業から解放され、書類の保管漏れといったミスも防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカンとOneDrive間の手作業に手間を感じている経理・総務担当者の方
- 申請書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
- 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 承認後のPDFダウンロードとアップロード作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れやファイル名の付け間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な書類保管を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」アクションを設定します。
- 次に、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定のフォームIDは任意で設定してください。
- ファイルの保存先は、OneDriveだけでなく、Google DriveやBox、Dropboxなど、Yoomが連携する他のクラウドストレージサービスに変更することも可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveでファイルが作成されたら、Asanaでタスクを追加する
試してみる
■概要
プロジェクトでAsanaとOneDriveを併用していると、OneDriveにファイルをアップロードした後、Asanaで関連タスクを手動で作成する作業が発生しがちではないでしょうか。この二重の手間は、タスク作成の漏れやファイル共有の遅れに繋がることもあります。
このワークフローは、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけにAsanaのタスクを自動で追加するため、こうしたAsanaとOneDrive間の連携作業を効率化し、プロジェクト管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOneDriveを併用し、ファイル共有とタスク作成を手作業で行っている方
- AsanaとOneDrive間の情報連携を自動化し、タスクの作成漏れを防ぎたい方
- プロジェクトメンバーへのファイル共有とタスク依頼を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにAsanaへタスクが自動作成され、手作業による時間や手間を削減できます。
- 手動でのタスク作成時に起こりがちな、対応漏れやファイル共有の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合にのみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、任意のプロジェクトにタスクを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、追加先のプロジェクトやセクションを任意で設定できます。また、タスク名や説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった動的な情報を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OneDrive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveでファイルが更新されたらDiscordに通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを更新した際、関係者への共有を手作業で行うのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
特にチームでの共同作業では、迅速で確実な情報伝達が不可欠です。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでファイルが作成・更新されたら、自動でDiscordに通知を送信できます。
こうした共有に関する課題を解決し、スムーズな連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル更新を、都度Discordで手動共有している方
- ファイル更新の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveのファイル更新時に自動でDiscordへ通知が飛ぶため、これまで通知作業にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業での通知の際に起こりがちな、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のチャンネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい監視対象のフォルダを指定してください。
- Discordにメッセージを送信するアクションで、通知先のチャンネルを任意で指定してください。
メッセージ本文には、OneDriveから取得したファイル名などの情報を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- OneDriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存された契約書や請求書などのファイル情報を、都度kintoneに手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、ファイル名やURLといった情報がkintoneに自動で追加されるため、手作業によるファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとkintoneでファイル管理を行っており、手入力の手間に課題を感じている方
- ファイル情報の転記作業における入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されると自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、ファイル情報の入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OneDriveから取得したファイル情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、どのフォルダを監視の対象とするか、任意のフォルダを指定することが可能です。
- kintoneのレコード追加設定では、kintoneアプリの各項目に対して、OneDriveから取得したどの情報を登録するかを柔軟にカスタマイズできます。また、固定のテキストを設定することも可能です。
■注意事項
- OneDriveとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約し通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされる議事録や報告書など、都度ファイルを開いて内容を確認する作業に手間がかかっているのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにファイル内のテキストをOCR機能で読み取り、ChatGPTが自動で要約を作成して指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知することが可能です。ファイル確認の手間を削減し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存される大量のファイルの内容確認と共有に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、文書の要約や情報収集といった業務を自動化したい方
- 手作業による情報共有の遅延や、重要な情報の見落としをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードから要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や共有にかかる時間を削減できます。
- ファイル内容の要点が自動でチームに共有されるため、情報把握の属人化を防ぎ、迅速かつ的確な状況判断や意思決定を後押しします。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するようプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を特定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取りに使用するAIモデルや言語を選択できるほか、特定の項目のみを抽出するよう設定することも可能です。
- ChatGPTのアクションでは、要約の文字数や形式を指定するなど、目的に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを任意で指定できるほか、通知本文に要約結果を変数として埋め込むなど、自由に内容を編集可能です。
■注意事項
- OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて手作業で転記していませんか。
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したファイルの内容を手作業で別アプリに転記している方
- OCRで読み取ったデータをGoogle スプレッドシートで管理し、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードだけで、OCRによる読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分けられるようにします。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションのファイルのアイテムIDの項目はトリガーから取得した値を選択してください。
- 分岐機能では、業務に合わせた条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、請求書番号や金額、日付など、ファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを追加したいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
OneDriveの共有リンク作成を自動化することで、
これまで手作業で行っていたリンク作成と通知の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これによりファイル共有のプロセスが効率化され、チームメンバーは必要な情報へ迅速にアクセスできるようになりますね。
その結果、コラボレーションの質をより高めることができるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：共有リンク作成ではなく、特定のユーザーにのみ権限を付与できますか？
A：
はい、できます。
以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひ試してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら権限を自動で付与し、Outlookで担当者に通知する
試してみる
■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方
- チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方
- ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。
■注意事項
- OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Q：特定のアイテム名や形式のファイルの場合のみ、共有リンクを作成できますか？
A：
分岐設定をもう一つ追加することで可能です。
「アイテム名が特定のキーワードや拡張子を含む場合」といった条件を設定してください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため注意しましょう。
Q：Slackではなくメールで通知することもできますか？
A：
Yoomのメール機能やGmail・Outlookなど、メールツールのアクションを追加することで可能です。
本文の設定欄でOneDriveから取得した値を設定すると、毎回最新の共有リンクを反映することができます。
