■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業でアクセス権限を付与するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で適切な権限を指定の相手へ付与し、その旨をOutlookから関係者に通知する作業を自動化します。手作業によるOneDriveでの権限付与の手間を省き、迅速かつ正確なファイル共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有が多く、手動での権限付与作業に時間を取られている方
- チームや部署内でOneDriveを利用しており、権限の付与漏れや設定ミスを防ぎたい方
- ファイル共有のプロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが追加されると自動で権限付与と通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による権限の設定ミスや共有相手の選択間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、権限を付与した旨を担当者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでは、検知対象のフォルダや権限を付与する対象者のメールアドレスを任意で設定できます。また、権限の種類などを運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookでのメール送信オペレーションでは、件名や本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、どのファイルに権限が付与されたかが一目でわかる通知メールを作成できます。
■注意事項
- OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
