■概要
AirtableとOneDriveを併用しているものの、ファイル管理に手間を感じていませんか？Airtableにアップロードしたファイルを都度手作業でOneDriveに転送するのは時間がかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、AirtableとOneDriveをスムーズに連携させ、レコードにファイルが追加された際に自動でファイルを転送します。面倒な手作業をなくし、ファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとOneDriveを併用し、ファイルの手動転送に手間を感じている方
- データベースとクラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、業務を効率化したい方
- Airtable上のファイルのバックアップや共有のプロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにファイルが追加されると自動でOneDriveへ転送されるため、これまで手作業で行っていたアップロードの時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送時に起こりやすい、アップロードのし忘れやファイル選択の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーとなったレコードからファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、監視対象のテーブルを任意で設定可能です。また、ファイルURLやファイル名などの情報を任意のフィールドから取得できます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダや、アップロード時のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Airtable、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
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