Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してOneDriveに保存する

■概要

Amazon Seller Centralで新しい注文が入るたびに、手作業で見積書を作成し、OneDriveに保存する作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Amazon Seller Centralで注文情報が作成されると、Google スプレッドシートのテンプレートを元に自動で見積書が作成され、OneDriveの指定フォルダに保存されます。これにより、定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中するための時間の確保に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Amazon Seller Centralでの注文処理と見積書作成を効率化したいEC担当者の方
• 手作業による見積書作成やOneDriveへのファイル保存でミスを減らしたい方
• ECサイト運営に関わるバックオフィス業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 注文発生から見積書作成、保存までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による注文情報の転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAmazon Seller Centralを選択し、「注文情報が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの書類を発行機能で「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類を発行するオペレーションでは、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意に指定でき、注文者名や金額など、トリガーで取得した情報を書類の特定箇所に自動で反映させることが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダを自由に指定できます。また、ファイル名も「【見積書】注文ID_日付」のように、固定のテキストと注文情報を組み合わせて設定することが可能です。

■注意事項

• Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。