クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneの情報を更新する

■概要

クラウドサインで締結が完了した書類の内容を、都度kintoneに手作業で転記するのは手間がかかる上、入力ミスや更新漏れの原因になるのではないでしょうか。大切な契約情報だからこそ、正確かつ迅速に管理したいものです。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、kintoneの関連情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとkintoneで契約・顧客情報を管理している法務や営業担当者の方
• 手作業による転記作業の工数や、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
• 契約締結後の情報反映を迅速化し、バックオフィス業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 書類締結が完了すると自動でkintoneの情報が更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータの入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結された書類の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した書類情報をもとにkintoneのレコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象としたいレコードを特定するための条件や、更新するフィールドに反映させる値を任意で設定してください。クラウドサインから取得した情報や固定値を自由に組み合わせることが可能です。

■注意事項

• クラウドサインとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはこちらをご参照ください。