■概要
クラウドサインで契約が締結された後、その内容をkintoneに手入力し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をきっかけに、kintoneへのレコード追加から関係者へのメール通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した書類情報を、手作業でkintoneに転記している方
- 契約締結後の情報共有や進捗管理の効率化を目指しているチームリーダーの方
- 契約管理業務の自動化を進め、属人化の解消を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類締結後のkintoneへの転記やメール作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結された書類の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した書類情報を元にレコードを作成します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に締結完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを追加する」設定では、対象アプリの各フィールドに対し、クラウドサインから取得した書類情報（変数）を割り当てるか、固定のテキストを入力するかを柔軟にカスタマイズできます。
- Yoomの「メールを送る」設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を任意に設定でき、本文には前段のフローで取得した情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- クラウドサインとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはこちらをご参照ください。
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