kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する

■概要

kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGMOサインを連携させ、契約書発行などの業務を効率化したい方
• 手作業での書類作成や署名依頼による、入力ミスや対応漏れをなくしたい方
• 反復的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、書類作成から署名依頼までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記やファイル添付が不要になるため、宛先間違いや書類の添付ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。
4. 次に、書類を発行機能で「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に書類を作成します。
5. 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」アクションを順に設定します。
6. 最後に、GMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、作成した書類の署名依頼を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、レコード追加を検知したい任意のアプリを指定してください。
• 書類を発行するオペレーションでは、ご利用のGoogleドキュメントの雛形をテンプレートとして設定し、kintoneから取得した会社名や金額などの情報を任意の箇所に差し込めます。
• GMOサインで署名依頼を送るオペレーションでは、封筒名などに、固定のテキストやkintoneから取得した情報を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• kintoneとGoogleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください