■概要
Google スプレッドシートで契約ステータスなどを管理しているものの、不要になったDocuSignのエンベロープを手動で削除する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートのレコードの指定列が特定値に更新された際に、該当するDocuSignのエンベロープを自動で削除します。契約のキャンセルや失注といったステータス変更に応じて、関連するエンベロープの削除処理を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとDocuSignを用いて契約管理を行っている方
- 不要になったDocuSignのエンベロープを手作業で削除している担当者の方
- 契約管理プロセスにおける手作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新に連動してDocuSignのエンベロープが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除漏れや、誤ったエンベロープを削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の列が特定のステータス（例：キャンセル）に更新された場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてDocuSignを選択し、「エンベロープを削除または無効にする」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象のスプレッドシート、シート、および更新を検知する列を任意で指定してください。
- 分岐機能では、エンベロープ削除の条件となるステータスの文言などを、実際の運用に合わせて設定してください。
- DocuSignで削除対象のエンベロープを特定するため、Google スプレッドシートのどの列にエンベロープIDが格納されているかを正しく指定する必要があります。
■注意事項
- Google スプレッドシートとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
エンベロープが完了したら
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