Salesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ際、手作業でDocuSignから契約書を送付していませんか？この作業は単純ですが、送付遅延や宛先間違いなどのミスが発生しやすく、営業担当者の負担にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのフェーズ更新をトリガーに、自動でDocuSignから契約書を送付できるため、こうした課題を解消し、契約プロセスをスムーズに進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ・SalesforceとDocuSignを利用し、契約書送付業務の効率化を目指す営業担当者の方
• ・契約締結までのリードタイム短縮や、手作業によるミスを減らしたい営業マネージャーの方
• ・営業プロセスの自動化を推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ・Salesforceで商談フェーズを更新するだけで契約書が自動送付され、これまで手作業で行っていた契約書作成・送付業務の時間を短縮できます。
• ・契約書の送付先や内容の間違い、送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、SalesforceとDocuSignをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定し、特定のフェーズ（例：受注）を条件にします。
3. 3.次に、オペレーションでコマンドオペレーションを使用し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 4.次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な取引先や担当者の情報を取得します。
5. 5.最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• ・Salesforceとの連携設定時に、お使いのSalesforce環境のマイドメインURLを正しく設定してください。
• ・DocuSignで契約書を送付するアクションを設定する際に、送付元となる契約書のテンプレートIDを任意で設定してください。